Ретроконверсия документов
Ретроспективная конверсия представляет собой преобразование бумажных каталогов в полноценные электронные базы данных. Компания Биорг переводит около 3 миллионов документов заказчиков в месяц.
Применение ретроконверсии
В архивах различной направленности внедряют перевод бумажных документов в электронные в следующих целях:
- Обеспечение сохранности уникальной информации — например, оригинальных чертежей оборудования.
- Унификация и ускорение доступа к данным. Например, электронные каталоги в библиотеках ускоряют процесс нахождения нужной книги.
- Соблюдение приватности использования. Доступ к электронным документам легко ограничивается на программном уровне.
- Получение удалённого доступа к нужной информации. Просмотр бумажных документов предполагает физическое присутствие пользователя. Электронную информацию с помощью интернета легко просмотреть в любой точке мира.
Предприятия оборонного комплекса, а также некоторые коммерческие структуры используют многоступенчатые права доступа к документу в зависимости от должности будущих пользователей этой базы данных.
Основные этапы
В зависимости от типа документов, их количества и сложности распознавания, ретроконверсия проводится вручную (с помощью сканеров высокого разрешения). Затем документы сохраняются в виде файлов с дополнительными атрибутами — номером, датами, ключевыми словами и др.
- Начальный этап состоит из разбора бумажного архива и его классификации. Как правило, документы распределяют по периодам, функциональным направлениям и степени важности.
- Бумаги подготавливают к обработке: разобранный архив освобождают от папок, скрепок, ниток и других элементов, мешающих работе электронной техники.
- Сканирование проводится вручную, при этом нужно следить за работой оборудования, чтобы не пропустить листы многостраничных документов и соблюдать порядок их следования.
- Перенесённые в компьютер изображения перепроверяют на предмет полноты, качества полученных материалов, а также обрезают ненужные части с помощью графических редакторов. Затем изображениям присваиваются уникальные имена.
- Готовые к внесению в электронную базу, материалы индексируются и происходит их перенос в систему документооборота.
- Обработанный бумажный архив группируют согласно структуре, при необходимости избавляются от лишних листов.
Перевод данных из бумажных носителей в электронные проводится в больших объёмах, поэтому услуги ретроконверсии предоставляют специализированные организации, такие, как Биорг.
Виды ретроспективной конверсии документов
Ручной ввод информации с бумажных носителей в электронные применяется для небольших объёмов переносимой информации. Такой способ требует значительных временных затрат, а также чреват ошибками.
Процесс оптического распознавания состоит из ручной редакции заранее подготовленных на сканере изображений. В роли редакторов выступают профессиональные библиографы и научные сотрудники, следящие за полнотой и достоверностью информации.
Например, работники отдела ретроконверсии ПФР рассылают пользователям старые отчёты для дополнительной проверки и заверения электронной подписью.
Некоторые учреждения предпочитают заимствование данных из других источников. Например, сотрудники библиотеки одного из факультетов дополняют общеуниверситетский электронный каталог данными о книгах, хранящихся именно у них.
Заключение
Технология ретроспективной конверсии документов широко применяется в библиотеках образовательных учреждений, промышленных предприятий, музеев. Кроме этого, владельцы редких рукописей и уникальных изданий предпочитают делать электронные дубликаты бумажных экземпляров, чтобы обеспечить их сохранность.
Качественно выполненная процедура облегчает доступ к документам, ускоряет процесс работы, а также экономит массу времени и пространства в производственных помещениях.
Услуги ретроконверсии предполагают чёткую формулировку технического задания со стороны заказчика. Далее согласовываются сроки выполнения сканирования, оговариваются дополнительные требования, и проект запускается.
Готовый электронный архив проходит ручную проверку с целью выявить возможные пропуски, после чего информация становится доступной заказчику.
Закажите ретроконверсию документов прямо сейчас: