Ретроконверсия документов

Ретроспективная конверсия представляет собой преобразование бумажных каталогов в полноценные электронные базы данных. Компания Биорг переводит около 3 миллионов документов заказчиков в месяц.

Ретроконверсия документов

Применение ретроконверсии

В архивах различной направленности внедряют перевод бумажных документов в электронные в следующих целях:

  • Обеспечение сохранности уникальной информации – например, оригинальных чертежей оборудования.
  • Унификация и ускорение доступа к данным. Например, электронные каталоги в библиотеках ускоряют процесс нахождения нужной книги.
  • Соблюдение приватности использования. Доступ к электронным документам легко ограничивается на программном уровне.
  • Получение удалённого доступа к нужной информации. Просмотр бумажных документов предполагает физическое присутствие пользователя. Электронную информацию с помощью интернета легко просмотреть в любой точке мира.

Предприятия оборонного комплекса, а также некоторые коммерческие структуры используют многоступенчатые права доступа к документу в зависимости от должности будущих пользователей этой базы данных.

Основные этапы

В зависимости от типа документов, их количества и сложности распознавания, ретроконверсия проводится вручную (с помощью сканеров высокого разрешения). Затем документы сохраняются в виде файлов с дополнительными атрибутами –  номером, датами, ключевыми словами и др.

  1. Начальный этап состоит из разбора бумажного архива и его классификации. Как правило, документы распределяют по периодам, функциональным направлениям и степени важности.
  2. Бумаги подготавливают к обработке: разобранный архив освобождают от папок, скрепок, ниток и других элементов, мешающих работе электронной техники.
  3. Сканирование проводится вручную, при этом нужно следить за работой оборудования, чтобы не пропустить листы многостраничных документов и соблюдать порядок их следования.
  4. Перенесённые в компьютер изображения перепроверяют на предмет полноты, качества полученных материалов, а также обрезают ненужные части с помощью графических редакторов. Затем изображениям присваиваются уникальные имена.
  5. Готовые к внесению в электронную базу, материалы индексируются и происходит их перенос в систему документооборота.
  6. Обработанный бумажный архив группируют согласно структуре, при необходимости избавляются от лишних листов.

Перевод данных из бумажных носителей в электронные проводится в больших объёмах, поэтому услуги ретроконверсии предоставляют специализированные организации, такие, как Биорг.

Заказать ретроконверсию

Ретроконверсия библиотечных каталогов

Виды ретроспективной конверсии документов

Ручной ввод информации с бумажных носителей в электронные применяется для небольших объёмов переносимой информации. Такой способ требует значительных временных затрат, а также чреват ошибками.

Процесс оптического распознавания состоит из ручной редакции заранее подготовленных на сканере изображений. В роли редакторов выступают профессиональные библиографы и научные сотрудники, следящие за полнотой и достоверностью информации.

Например, работники отдела ретроконверсии ПФР рассылают пользователям старые отчёты для дополнительной проверки и заверения электронной подписью.

Некоторые учреждения предпочитают заимствование данных из других источников. Например, сотрудники библиотеки одного из факультетов дополняют общеуниверситетский электронный каталог данными о книгах, хранящихся именно у них.

Заключение

Технология ретроспективной конверсии документов широко применяется в библиотеках образовательных учреждений, промышленных предприятий, музеев. Кроме этого, владельцы редких рукописей и уникальных изданий предпочитают делать электронные дубликаты бумажных экземпляров, чтобы обеспечить их сохранность.

Качественно выполненная процедура облегчает доступ к документам, ускоряет процесс работы, а также экономит массу времени и пространства в производственных помещениях.

Услуги ретроконверсии предполагают чёткую формулировку технического задания со стороны заказчика. Далее согласовываются сроки выполнения сканирования, оговариваются дополнительные требования, и проект запускается.

Готовый электронный архив проходит ручную проверку с целью выявить возможные пропуски, после чего информация становится доступной заказчику.

Закажите ретроконверсию документов прямо сейчас:

Отправьте заявку

Вся информация по трудоустройству на странице "Вакансии"


    Максимальный размер: 10 Мб. Если больше, загрузите на облачный диск и вставьте ссылку в разделе доп. информация

      На указанный вами email мы автоматически пришлем презентацию.

        На указанный вами email мы автоматически пришлем презентацию.

        Нам доверяют
        X5 Retail Group N.V.
        Спортмастер
        О’КЕЙ
        Карусель
        ОАО “Детский Мир-Центр”
        Центральный банк РФ
        SPAR
        Магнит
        Лента
        Billa