Хранение электронных документов в архиве

Современный мир открывает массу возможностей. Особенно это касается техники и возникновения процессов автоматизации. Например, таким процессом является хранение электронных документов. В статье будет рассмотрено, в чем преимущество такого способа хранения и какие у него есть особенности.

О создании электронных архивов — процесс перевода архивов в электронный вид, стоимость услуги и другие подробности.

Какие требования существуют для хранения электронных документов?

Все требования прописаны в ГОСТ Р 54989-2012. Ниже представлено несколько основных пунктов, которые считаются обязательными к выполнению:

1. Читабельность документа должна обеспечиваться постоянно. Дело в том, что из-за регулярного обновления техники и устаревания программ может понизиться качество хранимых бумаг. Поэтому важно учитывать этот пункт.
2. Необходимо осуществлять периодическую перезапись старых документов. Это необходимо опять же, чтобы новым программам удалось в будущем экземпляры открыть и прочесть.
3. У документа должны быть индивидуальные атрибуты. Например, к таким атрибутам относятся регистрационный номер или специальный шифр. Часто такое встречается в организациях, где каждому экземпляру присваивается номер, чтобы впоследствии архив нашел документ быстро.
4. Вне зависимости от выпуска новых программ, документ должен быть всегда доступен для чтения. В любой момент может понадобиться посмотреть ту или иную информацию,. Разработчики программ стараются учитывать этот факт, поэтому большинство новых программ позволяют открывать старые версии файлов.
5. Между документами должна быть логическая связь. Особенно в этом возникает необходимость, когда в документе содержатся приложения. Необходимо обеспечить связь между бумагами для более быстрого поиска.

Также требования к хранению документов такого формата прописаны в специальной рекомендации, где говорится, что организации должны вести учет электронных файлов и обеспечивать их порядок.

Какие есть особенности у хранения ЭД в архиве?

Об этом рассказывает приказ Министерства культуры. Правила по хранению документации звучат следующим образом:

1. Документы должны сдаваться в архив в двух экземплярах, и причем каждый экземпляр должен размещаться на отдельном носителе.
2. Архив обязан обеспечить себя всеми необходимыми для чтения файлов программами и различными техническими устройствами, которые могут понадобиться для перезаписи или копирования документов.
3. Если существует риск потери ЭД или распространения, сотрудник должен сделать все возможное, чтобы этого избежать.

Соблюдение этих особенностей позволит архиву эффективно выполнить работу.

Выдача документов

Особенности есть и у выдачи документов пользователю. Для начала стоит отметить, что прежде, чем пользователь получит необходимый файл, архив его скопирует. К тому же, процесс выдачи будет зафиксирован в специальном журнале, который заполняет сотрудник архива.

Если фирма обеспечена локальной сетью, то получение документа происходит посредством такого варианта. В этом случае журнал для записи операций электронный, и он содержит следующую информацию:

1. Дату выдачи.
2. ФИО сотрудника, кто получил документ.
3. Наименование организации, которой был выдан документ, а также ее структурного подразделения.
4. Номер предоставленного файла.

Контроль за подобной операцией необходим для того, чтобы отслеживать движение ЭД в архиве. Тем более, что таким образом ничего не потеряется и не будет уничтожено.

Уничтожение ЭД

Возникают ситуации, когда необходимо уничтожить электронный вариант документа. Важные бумаги, подвергающиеся уничтожению, должны быть прописаны в специальном акте, контролирующем подобный процесс.

Что касается учетной документации, то она тоже требует пометки о том, что файл будет удален. Удалять документ необходимо таким образом, чтобы не было возможности в дальнейшем его восстановить. Если файл хранится на диске, то его помещают в печь или шредер.

Плюсы и минусы электронных архивов

Несмотря на возможности современного мира, не все организации или фирмы пользуются электронными архивами. Возникает вопрос, а так ли он необходим, как кажется на самом деле, если компания может спокойно без него обойтись? Для начала стоит обратить внимание на плюсы, среди которых:

1. Легкость в работе. Передача файла происходит быстрее. К тому же, электронный вариант позволяет копировать и распечатывать записи по необходимости.
2. Экономия. В этом случае подразумевается экономия бумажных ресурсов. Архиву не приходится занимать большие площади, так как исчезает необходимость в хранении бумаги. К тому же, тратится меньше времени на то, чтобы найти необходимый файл.
3. Возможность предупредить уничтожение или порчу файла. Возникает такая возможность из-за того, что пользователю выдается копия, а не оригинал документа. Поэтому при необходимости данные можно восстановить.
4. Резервирование. Этот процесс позволит сохранить файлы даже в случае чрезвычайной ситуации.

К сожалению, у подобной системы есть несколько минусов. Среди выделяют:

1. Затраты на технические средства и программы для чтения.
2. Обеспечение архива защитой от несанкционированных изменений.
3. Риск потери документа, если не была создана копия.

Можно сказать, что плюсы перевешивают минусы. Несмотря на то, что фирмы противятся подобному переходу на электронный вариант хранения, со временем переход свершится.