Электронный архив – это структурированная система хранения документации компании в электронном виде. Современные технологии позволяют хранить бумаги в отсканированном виде, помогая обеспечить сохранность и конфиденциальность документов и ускорить поиск необходимой информации.
Большой объем бумажной документации — это проблема, знакомая многим компаниям. Справиться с накопившемся объемом поможет создание электронного архива, это серьезно сэкономит время и облегчит работу с архивами любого объема. Оцифровка архивных документов является необходимостью в современном цифровом мире.
Кому пригодится решение
Федеральным корпорациям
Компаниям с большим штатом сотрудников
Государственным организациям
Аэропортам
Банкам
Любым организациям с объемным документооборотом
Наиболее востребованы электронные архивы среди крупных компаний и холдингов, через которые ежедневно проходит многотысячный поток бумаг: анкет, заявлений, договоров, контрактов и др. Оцифровка документов в архиве поможет быстро находить необходимые документы.
Для начинающих компаний, у которых документооборот пока не достигает таких масштабов, электронные архивы документов – это возможность с самого начала построить эффективную систему, не прибегая в дальнейшем к оцифровке огромного количества бумаг. Независимо от числа рабочих документов, электронные архивы помогают сэкономить время на поиски нужных бумаг и работу с ними, что является явным преимуществом перед конкурентами.
Оперативное и легкое управление всей служебной информацией, доступ к которой открыт для определенного круга сотрудников.
Оптимизация рабочего процесса, которая достигается за счет сокращения затрат времени на поиск необходимых бумаг.
Организация безопасности. Оцифрованные бумаги не подвержены внешнему воздействию, непредвиденным обстоятельствам и халатному обращению, а наличие нескольких уровней доступа обеспечивает защиту от посторонних лиц. Для повышенной безопасности, чтобы избежать потери ценных бумаг, проводится автоматическое резервное копирование.
Систематизация и учет документооборота. Вся информация легко структурируется по заданным параметрам. А простой интерфейс со всевозможными фильтрами упрощает поиск и выдачу результатов.
Экономия финансовых средств. Для поддержания корпоративного электронного архива в надлежащем состоянии нет необходимости в отдельном помещении и персонале, который будет следить за сохранностью данных. Каждый сотрудник может получает доступ к электронной версии бумаг, но с ограниченными или неограниченными правами, к примеру, только для просмотра и поиска информации, для редактирования или с возможностью добавления и удаления файлов.
Типовая схема организации и работы электронного архива
Схема, изображающая организацию электронного архива, показывает все этапы работы с архивом, начиная со сбора физических документов, массового сканирования, заканчивая их передачей клиенту в виде готового цифрового хранилища в удобном формате.
Возможности электронного архива
В первую очередь обработка архива документов и в принципе создание электронного архива проводится для:
Структурированного хранения информации. Бумаги компании хранятся в строгом порядке и подчиняются структуре, определенной клиентом. В цифровом виде эта структура представляет собой иерархию папок. Каждая папка имеет ряд характеристик, определяющих уровень доступа, ограничения по типу сохраняемых файлов и т.д.
Иерархии доступа. Доступ к папкам или файлам может даваться как отдельному пользователю, так и группе лиц. Ограничения доступа проявляются не только в правах, предоставленных пользователям, но и в связи с содержимым папки или файла. Каталог с финансовыми отчетами может быть недоступен для секретаря, но открыт для любого работника финансового отдела.
Гибкого поиска. Пользователи работают с электронным архивом параллельно и могут осуществлять оперативный поиск по древу каталогов или внутри файлов.
Надежности и защищенности. Кроме разграничения по уровням доступа, архивы обладают свойствами, предотвращающими потерю информации (например, наличие копии на резервном сервере), ее повреждение или несанкционированный доступ (с возможностью “отката” к предыдущим версиям).
У нас есть лицензии на осуществление деятельности в сфере обработки документов и персональных данных.
Доверьте создание электронного архива документов на предприятии нам, будьте уверены в конфиденциальности и защите передаваемой информации. Мы гарантируем соблюдение законодательных и международных норм.
Оставить заявку
Оставьте заявку, мы подготовим для вас индивидуальное предложение, которое решит ваши задачи по созданию электронного архива документов:
Чтобы управлять электронным архивом максимально эффективно, программное обеспечение подбирается строго под нужды компании, в зависимости от поставленных задач и типа самого архива:
Для работы с финансово-договорной документацией. Предназначен для хранения первичной информации, например, актов, счетов-фактур, соглашений, договоров и товарных накладных. Как правило, использование такого электронного архива продиктовано сложностью хранения и поиска необходимых документов на бумажных носителях. Система обеспечивает конфиденциальность и сохранность документов, позволят осуществлять быстрый поиск, используя следующую структуру: контрагент – договор или заказ
Для проектной документации. Позволяет хранить проектным организациям любые документы, включая чертежи, пояснительные записки и сметы. Организован либо как архив с электронными копиями бумажных документов, либо как структурированная библиотечная система. В последнем варианте файлы хранятся, как “в шкафу”: у кого документ, на какой полке находится
Для технической документации. Используется организациями, которые занимаются поставкой товаров. Обеспечивает хранение технических характеристик товара, руководств пользователя и другой технической документации. Обеспечивает непрерывную работу производственных предприятий, отслеживает гарантийные сроки. Документация закреплена непосредственно к базе данных оборудования
Для кадровой документации. Предназначен для хранения и обеспечения быстрого доступа к личным делам распоряжениям, приказам, трудовым договорам, регламентам и инструкциям внутри компании. Документы привязываются напрямую к личному делу каждого сотрудника. Создание такого электронного архива должно соответствовать требованиям 152-й статьи Федерального Закона РФ.
Для конструкторской документации. Позволяет организовывать хранение и доступ к чертежам с любым сроком давности. Архив представляет собой базу наработок. Для достижения максимального удобства работы, ПО для архивирования конструкторских документов должно бить интегрировано в САПР-программы.
Грамотная организация работы с электронным архивом
Чтобы добиться надежности и эффективности при работе с электронными документами, нужно сконфигурировать архив под задачи организации. Если это сделать невозможно, то используется бумажный документооборот, где поступающие документы распечатываются.
Использование электронного архива эффективно, так как нужно единожды потратить средства и время на интеграцию. Кроме того, если сотрудники имеют навыки работы с компьютером, нет необходимости специально переучивать персонал для работы с электронными форматами документов. Цифровой архив – практичная и надежная система хранения документации на сегодня.
Отправить заявку
Заказать обратный звонок
Вся информация по трудоустройству на странице "Вакансии"
