Создание электронного архива
документов организации

Оставьте заявку, чтобы сохранить
ваши бумажные архивы в электронном виде

Оставить заявку

Электронный архив – это структурированная система хранения документации компании в электронном виде. Современные технологии позволяют хранить бумаги в отсканированном виде, помогая обеспечить сохранность и конфиденциальность документов и ускорить поиск необходимой информации.

Большой объем бумажной документации — это проблема, знакомая многим компаниям. Справиться с накопившемся объемом поможет создание электронного архива, это серьезно сэкономит время и облегчит работу с архивами любого объема.

Кому пригодится решение

Федеральным корпорациям
Компаниям с большим штатом сотрудников
Государственным организациям
Аэропортам
Банкам
Любым организациям с объемным документооборотом

Наиболее востребованы электронные архивы среди крупных компаний и холдингов, через которые ежедневно проходит многотысячный поток бумаг: анкет, заявлений, договоров, контрактов и др.

Для начинающих компаний, у которых документооборот пока не достигает таких масштабов, электронные архивы документов – это возможность с самого начала построить эффективную систему, не прибегая в дальнейшем к оцифровке огромного количества бумаг. Независимо от числа рабочих документов, электронные архивы помогают сэкономить время на поиски нужных бумаг и работу с ними, что является явным преимуществом перед конкурентами.

Связаться с нами

Умеем обрабатывать

  • большие объемы;
  • любые, даже рукописные, документы;
  • документы в любом состоянии: с пятнами, пожелтевшими страницами, намокшей бумагой;
  • документы, защищенные NDA (у нас есть лицензии ФСТЕК и ФСБ);
  • на территории заказчика.

Заказать

Что вы получите

  • Оперативное и легкое управление всей служебной информацией, доступ к которой открыт для определенного круга сотрудников.
  • Оптимизация рабочего процесса, которая достигается за счет сокращения затрат времени на поиск необходимых бумаг.
  • Организация безопасности. Оцифрованные бумаги не подвержены внешнему воздействию, непредвиденным обстоятельствам и халатному обращению, а наличие нескольких уровней доступа обеспечивает защиту от посторонних лиц. Для повышенной безопасности, чтобы избежать потери ценных бумаг, проводится автоматическое резервное копирование.
  • Систематизация и учет документооборота. Вся информация легко структурируется по заданным параметрам. А простой интерфейс со всевозможными фильтрами упрощает поиск и выдачу результатов.
  • Экономия финансовых средств. Для поддержания корпоративного электронного архива в надлежащем состоянии нет необходимости в отдельном помещении и персонале, который будет следить за сохранностью данных. Каждый сотрудник может получает доступ к электронной версии бумаг, но с ограниченными или неограниченными правами, к примеру, только для просмотра и поиска информации, для редактирования или с возможностью добавления и удаления файлов.

Типовая схема организации и работы электронного архива

Схема, изображающая организацию электронного архива, показывает все этапы работы с архивом, начиная со сбора физических документов, а заканчивая их передачей клиенту в виде готового цифрового хранилища в удобном формате.

Типовая схема электронного архива документов

Возможности электронного архива

В первую очередь электронный архив создается для:

  • Структурированного хранения информации. Бумаги компании хранятся в строгом порядке и подчиняются структуре, определенной клиентом. В цифровом виде эта структура представляет собой иерархию папок. Каждая папка имеет ряд характеристик, определяющих уровень доступа, ограничения по типу сохраняемых файлов и т.д.
  • Иерархии доступа. Доступ к папкам или файлам может даваться как отдельному пользователю, так и группе лиц. Ограничения доступа проявляются не только в правах, предоставленных пользователям, но и в связи с содержимым папки или файла. Каталог с финансовыми отчетами может быть недоступен для секретаря, но открыт для любого работника финансового отдела.
  • Гибкого поиска. Пользователи работают с электронным архивом параллельно и могут осуществлять оперативный поиск по древу каталогов или внутри файлов.
  • Надежности и защищенности. Кроме разграничения по уровням доступа, архивы обладают свойствами, предотвращающими потерю информации (например, наличие копии на резервном сервере), ее повреждение или несанкционированный доступ (с возможностью “отката” к предыдущим версиям).

Связаться с нами

Стоимость

Вид работы/услуги Формат Качество Цена
Сканирование расшитых документов до А4 300 dpi от 1 руб.
Сканирование нерасшивных документов и книг (цены за страницу) до А4 от 300 до 1200 dpi от 2,5 руб.
Широкоформатное сканирование, сканирование чертежей (за страницу) от А3 до A0 300 dpi от 7 руб.
Вид работы/услуги Цена
Распознавание/атрибутирование (за страницу)
Автоматическое распознавание (без проверки и корректировки результатов) от 1 руб.
Ввод основных атрибутов в электронный архив (дата, номер документа, наименование) от 2 руб.

Заказать электронный архив

Лицензии и безопасность

У нас есть лицензии на осуществление деятельности в сфере обработки документов и персональных данных.

Лицензия на деятельность по технической защите конфиденциальной информации
Центр по лицензированию, сертификации и защите гос. тайны ФСБ России
Страхование ответственности
Свидетельство о регистрации программы Бискан
Свидетельство о регистрации программы Beorg Smart Vision

Доверьте создание электронного архива нам, будьте уверены в конфиденциальности и защите передаваемой информации. Мы гарантируем соблюдение законодательных и международных норм.

Оставить заявку

Оставьте заявку, мы подготовим для вас индивидуальное предложение, которое решит ваши задачи по созданию электронного архива документов:

Оставить заявку

Вся информация по трудоустройству на странице "Вакансии"
Нам доверяют