Как создать электронный архив личных дел

12.12.2023

Электронный архив личных дел: как его создать

В эпоху цифровых технологий все большую популярность приобретает создание электронных архивов различных документов, в том числе личных. Это позволяет оптимизировать хранение важной информации, обеспечить к ней быстрый доступ, а также избежать риска ее утраты. Для того, чтобы заложить фундамент собственного электронного архива документов, необходимо выполнить ряд последовательных действий.

Оцифровка и распознавание документов

Первым и ключевым этапом является сканирование бумажных документов. Для этого потребуется подготовить исходные материалы и подобрать подходящее оборудование. В качестве такого оборудования может выступать планшетный сканер, фотоаппарат с высоким разрешением или даже современный смартфон.

Документы желательно систематизировать по типам (например, паспорт и документы, подтверждающие личность; документы об образовании; финансовые документы и т. п.), а также сложить по порядку. Это упростит последующую работу с отсканированными файлами.

Сами документы рекомендуется сканировать или фотографировать в цветном режиме или в оттенках серого с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Формат файлов может быть JPEG, PDF или TIFF. Оптимальное разрешение для фотографий удостоверяющих документов с фото – не менее 1000 пикселей по большей стороне.

После окончания процесса оцифровки каждому отсканированному файлу необходимо присвоить понятное имя, отражающее суть документа, а также дату сканирования. Например: «паспорт_иванов_и-и_12.05.2022». Это облегчит дальнейшую сортировку.

Отсканированные документы рекомендуется сохранять в облаке, а также на внешнем носителе для резервной копии.

Распознавание документов

Распознавание документов также является важным этапом процесса их оцифровки и перевода в электронный формат. Эта процедура позволяет преобразовать изображения бумажных документов или PDF-файлов в редактируемые форматы, такие как Word, Excel и т. д.

Одно из ключевых распознанных документов — существенное повышение скорости последующей работы с ними. В распознанных документах легко искать информацию, копировать фрагменты, редактировать, комментировать и т. д.

Кроме того, распознавание значительно снижает объем хранимых файлов по сравнению с изображениями или PDF. Это важно если вы формируете большие электронные архивы документации. Данные из документа в текстовом формате проще переносить в информационные системы организаций, налаживать автоматическую обработку информации.

Современные алгоритмы распознавания позволяют достигать высокого качества итоговых данных. Точность распознавания для стандартных документов составляет 98-99%. Для сложных, старых, плохо отсканированных бумаг требуется дополнительная предобработка изображений и последующая внимательная верификация.

Индексация и каталогизация

Прежде всего следует определиться с общей структурой электронного архива, исходя из видов документов и частоты обращения к ним. Целесообразно создать основные разделы: «Документы», «Финансы», «Договоры», «Переписка» и так далее. В рамках разделов формируются подразделы.

Например, внутри «Документов» можно выделить папки по типам: паспорт, водительские права, дипломы, свидетельства и т. п.

Далее в каждой папке следует организовать логичную иерархию подпапок или просто расположить файлы, подписав их так, чтобы по имени можно было определить тип и назначение документа.

Для удобства поиска варианты названий файлов и папок лучше унифицировать. Например, указывать сначала вид документа, затем его реквизиты: «Паспорт заграничный Иванов ИИ от 01.01.2018. pdf». Если в папке много однотипных файлов, может понадобиться их дополнительная систематизация по дате, месту выдачи и другим признакам.

Оптимальный размер названия – до 10-15 слов. Выработайте собственные правила именования файлов и придерживайтесь их для сохранения унифицированной структуры электронного архива. Продумайте систему вложенных папок так, чтобы однотипные или тематически близкие файлы хранились по соседству. Это ускорит поиск нужного документа.

После распределения файлов по папкам полезно составить опись документов архива — каталог с перечнем папок, их содержимого и иерархической структурой. Каталог можно оформить в виде отдельного файла или выполнить программными средствами электронного архива. Это позволит быстро сориентироваться в большом объеме данных.

Сохранение файлов в базе данных

Перед сохранением в базу данных отсканированные изображения и сопутствующие документы проходят специальную подготовку. Проверяют качество сканов, при необходимости повторно обрабатывают с недостаточным разрешением. Удаляют испорченные файлы.

Документы конвертируют в универсальные форматы с минимальным объемом данных, но сохранением всей визуальной информации. Для изображений — JPEG, PNG, для текстов — PDF, DOC, для таблиц — XLS, CSV.

Для надежного долговременного хранения отсканированных личных дел используют профессиональные системы электронного документооборота и архивации данных. При выборе конкретного ПО оценивают объемы данных, требуемую скорость доступа, регламенты резервного копирования.

Перед загрузкой данных настраивают логичную структуру хранения в соответствии с видами документов, их взаимосвязями. Разделяют на категории: основные документы, дополнительные файлы, сканы подписей и т. д.

После настройки выгружают отсканированные файлы в хранилище данных согласно разработанной структуре. Проверяют корректность загрузки, отображения и сохранности файлов. Устраняют выявленные ошибки.

При корректной работе системы электронный архив личных дел готов к эксплуатации. Теперь пользователи с разными уровнями доступа могут оперативно работать с массивами данных.

Грамотная организация хранения обеспечивает надежность и удобство использования электронного архива личных дел. Это позволяет повысить эффективность работы с документацией в организациях.

 

Работаем только с юридическими лицами

Работаем только с юридическими лицами.

    На указанный вами email мы автоматически пришлем презентацию.

    Работаем только с юридическими лицами.

    Вся информация по трудоустройству на странице "Вакансии"
    [contact-form-7 404 "Не найдено"]
    [contact-form-7 404 "Не найдено"]