Что такое КЭДО? Как найти подходящую систему и как вести КЭДО правильно

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В организациях циркулирует множество видов кадровых документов: трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы, правила внутреннего распорядка, расписки и соглашения и т. д.

Некоторые из них, по требованиям Росархива, нужно хранить 5 и более лет. Благодаря КЭДО не нужно выделять место под шкафы с бумагами, а любую информацию можно в два клика найти по базе.

Но так ли все просто? Все ли документы можно вести в электронном виде? Каких форматов электронных кадровых документов нужно придерживаться? И как быть, если вместе с электронными документами в компанию всё ещё поступает большое количество бумажных? Разбираемся в статье.

Получить консультацию

Преимущества перехода на КЭДО:

• Экономия времени и ресурсов.

Документы подписывают за несколько секунд с любого цифрового устройства, затраты на печать и доставку сводятся к нулю. Сотрудникам не нужно приходить в офис за подписью.

• Повышение безопасности данных

Риск потери или утечки документов минимален. Системы КЭДО надежно защищены. У пользователей нет возможности изменить документы после подписания. Риск нежелательного стороннего доступа к конфиденциальной информации минимален. Возможность случайного уничтожения отсутствует.

• Оптимизация бизнес-процессов 

В КЭДО настраивают маршруты документов, отслеживают их подписание и напоминают об этом участникам. Есть электронные шаблоны документов, чтобы не составлять их с нуля и не допускать ошибок.

• Повышение производительности сотрудников

Работайте с документами там, где есть доступ к интернету. Если в офис не нажо ехать и не надо хранить бумагу, компании меньше тратят на аренду помещений и уменьшают затраты на логистику процессов.

• Порядок в документах

Документы всегда находятся в облачном хранилище и не теряются, их легко найти и настроить фильтры для сортировки. А электронный архив легко масштабируется в зависимости от потребностей бизнеса.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

В 2024 году практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Список ключевых документов, которые можно перевести в КЭДО:

• трудовой договор
• коллективный договор
• соглашение о материальной ответственности
• ученический договор
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
• приказ о приеме сотрудника на работу
• приказ о применении дисциплинарного взыскания
• приказ о премировании
• приказ о переводе сотрудника на другую должность или другую работу
• приказ о переводе на удаленку
• приказ на отпуск
• приказ о простое
• приказ о временном отстранении от работы
• приказ о выговоре за прогул
• соглашения к трудовому договору
• уведомление об изменении условий трудового договора
• заявление работника на увольнение по собственному желанию и отзыв данного заявления
• заявление на отпуск
• локальные нормативные акты (ЛНА), например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т.п.
• другие кадровые документы

ТК РФ определяет ряд исключений — кадровых документов, которые остаются на бумажном носителе. Эти документы идут «под роспись».

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Эти документы нельзя переводить в электронный вид и подписывать ЭП, сотрудники — собственноручно расписываются в этих бумагах.

Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид:

• трудовые книжки (если работник не дал согласие на ведение трудовой в электронном виде)
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме
• приказ (распоряжения) об увольнении работника
• документы (листы ознакомления) о прохождении работником инструктажей по охране труда

Почему так происходит, разъяснили в Министерстве труда РФ. Согласно письму от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97, ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд.

Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

• в течение 3-х месяцев при нарушении прав работника (со дня, когда ему стало известно)
• в течение 1-го месяца при увольнении (со дня получения копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки).

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведут в бумажном виде, так как их используют в расследованиях. Ведение этих документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Получить консультацию

Как правильно вести кадровый электронный документооборот в 2024 году

Соответствовать нормам

С 1 марта 2023 года стали действовать специальные требования к оформлению кадровых электронных документов (КЭД):

• формат PDF/A-1А
• прикрепление ЭЦП (электронно-цифровой подписи в SGN)
• сопутствующее описание документа в формате XML

За несоблюдение требований к форматам компаниям грозит штраф.

Компании могут выбирать, какие документы перевести в цифровой формат. Например, можно оставить в бумажном виде договоры, а документы по отпускам сделать электронными.

Как выбрать систему КЭДО?

Проще всего внедрить кадровый электронный документооборот с помощью готового решения. Лучше выбрать системы, в которых есть:

• Возможность создавать разные типы документов и наличие уже готовых шаблонов.
• Возможность настраивать маршруты согласования и отслеживания статуса документов.
• Выпуск всех видов электронной подписи для сотрудников (НЭП, КЭП, НЭП).
• Интеграция с системами учёта. Например, 1С.
• Уведомления пользователей о новых документах, требующих подписи.
• Встроенное распознавание бумажных документов.
• Техническую поддержка, которая поможет с внедрением, обучением и консультацией.
• Автопроверка данных. Система может проверять правильность и полноту внесенных в документ данных. Например, если сотрудник допустит орфографическую ошибку, то система автоматически заметит это и укажет, что нужно исправить.
• Кастомизация. В некоторые системы можно вносить изменения, используя инструменты для разработки, например добавлять новые функции или изменять модули. Также часть систем можно забрендировать под фирменный стиль компании.

Распознавание документов в условиях КЭДО

Есть целый ряд причин, почему компаниям по-прежнему нужны сервисы распознавания документов в условиях электронного документооборота.

1. Очень часто требуемых документов просто нет в электронном виде. Приходится иметь дело с бумагой. Особенно это актуально в случаях массового найма персонала, когда только для того, чтобы перевести в электронный вид информацию из комплектов кадровых документов, нужно нанять целый штат кадровых работников.

Сервисы распознавания помогают ускорить этот процесс в разы, а заодно настроить аналитику – например помогают срез работы распределенных офисов по приему персонала.

2. Хранение оригиналов: даже если большая часть документации ведется в электронном виде, часто требуется сохранить оригинальную версию документа на случай проверок или судебных разбирательств.
3. Автоматизация процессов: современные системы распознавания могут автоматически извлекать данные из отсканированных документов и загружать их в базы данных, что значительно упрощает работу с большим объемом информации.
4. Вы современная компания и предлагаете потенциальным сотрудникам подгружать нужные копии документов через сайт или мобильное приложение. В таком случае, логично, что процесс распознавания и переноса данных в учетную систему автоматизирован.

Автоматизация обработки документов снижает вероятность ошибок, которые часто возникают при ручном вводе данных. Сервис распознавания документов позволяет легко интегрировать бумажные документы в существующие электронные системы.

Преимущества распознавания документов от компании «Биорг»

1. Высокая скорость распознавания. До 20 раз быстрее ручного ввода.
2. Качество распознавания данных – выше 99%. Устраняем влияние человеческого фактора.
3. Гибкий SaaS-сервис с возможностью быстро масштабироваться на разные виды документов. Интеграция по API.
4. Можно работать со всеми нужными формами. Наш ИИ постоянно обучается и совершенствуется.
5. Российское ПО из реестра Минцифры.

Наши бизнес-кейсы

• ОЦО «Лотос». Технологии БИОРГ применяют для обработки кадровых документов через мобильное приложение и лендинг

Благодаря автоматическому распознаванию документов на базе ИИ-системы Beorg Smart Vision нового сотрудника трудоустраивают в 3-4 раза быстрее по сравнению с процессом ручной обработки документов: за 10 минут вместо 45. Дополнительное удобство  в том, что кандидату не надо приходить на собеседование с комплектом документов. Он может загрузить их онлайн, по ссылке через специальный лендинг, которая приходит в виде смс. Таким образом, комплект документов не надо ни сканировать, ни фотографировать на месте.

• «Агропромкомплектация». Технология Beorg Smart Vision ускоряет обработку документов и минимизирует роль человеческого фактора

Группа компаний «Агропромкомплектация», агропромышленное объединение, на предприятиях которого работает порядка 12000 сотрудников в разных регионах РФ, внедрила единое решение для распознавания кадровых документов — облачную (SaaS) платформу Beorg Smart Vision на базе технологий искусственного интеллекта (ИИ) и верификации данных. Разработка компании «Биорг», резидента фонда «Сколково», помогает снизить рутинную нагрузку на сотрудников общего центра обслуживания и ускорить процесс трудоустройства кандидатов. Ежемесячно через платформу обрабатывают более 2000 документов – от паспорта и СНИЛС до диплома и военного билета.

Читать, как за 30 минут интегрировать в 1С сервис распознавания паспортов.

Получить консультацию