Как правильно хранить архив оцифрованной документации

Для того чтобы грамотно организовать электронный архив, недостаточно просто собрать воедино сканы всех бумажных документов. Идеология бизнес-процесса гораздо более глубокая.

Организация электронного архива начинается с того, чтобы правильно оцифровать документы, продумать логику их хранения и последующего извлечения. Вы не создаёте неизменяемое хранилище раз и навсегда. Оно будет регулярно пополняться за счёт новых комплектов документации. Периодически вы будете извлекать необходимые документы или шаблоны, выгружать подборку документации по конкретному заказчику или крупным договорам, чтобы отследить динамику работы компании или подготовить отчёт для контролирующих органов.

Ещё на этапе сканирования и распознавания образов документов нужно всё делать профессионально. Например, для обработки сложных, нестандартных документов необходимо привлекать верификаторов данных: в этом случае можно с гарантированной точностью перевести в цифровой вид не только печатные, но и рукописные тексты, с которыми чистые технологии справляются довольно плохо.

Если оцифровка выполнена правильно и все документы атрибутированы, в дальнейшем по реквизитам и другим данным из электронного архива можно автоматически выгружать все цепочки связанной документации — например, все взаимосвязанные части чертежа.

Правило 1. Переходите на ЭДО

ЭДО ускоряет динамику бизнеса. Со временем вы сможете и вовсе отказаться от бумажного архива в случаях, когда это позволяет законодательство, и полностью перейти на электронный документооборот — как это теперь можно сделать в сфере кадровых документов.

Если вы правильно перевели документы в электронный формат, можно легко и просто в автоматическом режиме извлекать из архива шаблоны и документы по реквизитам: это помогает автоматически заполнять договоры, анкеты, счета и др. Останется только пробежаться по заполненным данным для финализации документа.

Сегодня на законодательном уровне рассматривается возможность считать сканы документов подлинниками, если они соответствуют определённым условиям. Но пока сканы признаются лишь копиями.

Правило 2. Соблюдайте правила архивного хранения документов

Вот какие требования утверждены законодательством РФ:

• Оцифрованная документация в архиве предполагает наличие строго определённого набора атрибутов и метаданных (например, файлы с электронными подписями существуют отдельно; документ хранится в формате PDF и др.).
• Обязательно должно быть предусмотрено хранение резервной копии на другом носителе или сервере. Например, если «Биорг» оцифровывает документы, компания предлагает пользоваться облачным хранилищем с повышенной безопасностью и помогает удобно расположить документы — либо предоставляет клиентам Смарт Архив как программную оболочку для работы в их периметре. Рекомендуется всегда дублировать архив в собственной CRM-системе, ЦОДе или хранить на физических носителях.
• Безопасность архива — зона вашей ответственности: никто не должен несанкционированно получить к нему доступ, внести изменения, уничтожить отдельные документы. Для этого устанавливаются уровни доступа для разных сотрудников и отделов.
• Электронная подпись должна оставаться юридически значимой: документы должны быть подписаны лицом, наделённым нужными полномочиями.

Сроки хранения должны строго соблюдаться — они те же, что для бумажных документов.

Правило 3. Выберите надёжный и удобный способ хранения цифрового архива

Физический носитель обычно выбирают для хранения копий: часто доставать информацию с накопительных дисков и тем более с флешек — попросту неудобно.

Локальный архив — это ваш центр хранения и обработки данных, собственный сервер или система ERP или CRM.

Облачное хранилище должно удовлетворять необходимым требованиям защиты: должна быть возможность разграничивать уровни доступа, контролировать просмотр документов и внесение изменений. Обычно в облаке сложно структурировать документы, но Смарт Архив создан специально для хранения цифровых архивов.

Можно загружать оцифрованные документы сразу в несколько систем: например, в облако «Биорг», вашу ERP и ещё на корпоративный сервер или в фирменный центр обработки данных.

Если вы перешли на ЭДО, главное — выбрать надёжного оператора с опытом хранения больших массивов данных. В такой системе можно контролировать уровни доступа и автоматизировать многие процессы.

Система хранения «Биорг» легко интегрируется с государственными системами и распространёнными CRM («Битрикс», 1С и др.).

Правило 4. Подготовьтесь к созданию цифрового архива самостоятельно или обратитесь за профессиональной помощью

Вам предстоит:

• провести аудит бумажного архива и понять, как и с какой периодичностью будет происходить движение документов;
• определить, какие оцифрованные документы нужно создавать и в бумажном виде, а какие можно перевести полностью в электронный формат;
• продумать все, что описано на предыдущих шагах: атрибутирование, логику хранения, способ и дублирование, уровни доступа, сроки.

Если вы хотите быстро получить идеальный вариант хранения документации, сэкономить время и усилия — обращайтесь за профессиональной рекомендацией.

Часто задаваемые вопросы