Как правильно хранить архив оцифрованной документации

Как лучше хранить оцифрованные архивные документы

Для того чтобы грамотно организовать электронный архив, недостаточно просто собрать воедино сканы всех бумажных документов. Идеология бизнес-процесса гораздо более глубокая.

Организация электронного архива начинается с того, чтобы правильно оцифровать документы, продумать логику их хранения и последующего извлечения. Вы не создаете неизменяемое хранилище раз и навсегда. Оно будет регулярно пополняться за счет новых комплектов документации. Периодически вы будете вытаскивать оттуда необходимые документы/шаблоны, выгружать подборку документации по конкретному заказчику или крупным договорам, чтобы отследить динамику работы компании или подготовить отчет для контролирующих органов.

Ещё на этапе сканирования и распознавания образов документов нужно все делать профессионально. Например, процессу обработки сложных, нестандартных документов необходимо привлекать верификаторов данных: в этом случае можно с гарантированной точностью перевести в цифровой вид не только печатные, но и рукописные тексты, с которыми чистые технологи справляются довольно плохо.

Если оцифровка выполнена правильно и все документы атрибутированы, в дальнейшем по реквизитам и другим данным из электронного архива можно автоматически выгружать все цепочки связанной документации – например, все связанные между собой части чертежа.

Правило 1. Переходите на ЭДО

ЭДО ускоряет динамику бизнеса. Со временем вы сможете и вовсе отказаться от бумажного архива в случаях, когда это позволяет законодательство, и полностью перейти на электронный документооборот, как это теперь можно сделать в сфере кадровых документов.

Если вы правильно перевели документы в электронный формат, можно легко и просто в автоматическом режиме извлекать из архива шаблона и документы по реквизитам: это помогает автоматически заполнять договоры, анкеты, счета и др. Останется только пробежаться по заполненным данным для финализации документа.

Сегодня на законодательном уровне рассматривается возможность считать сканы документов подлинниками, если они соответствуют определенным условиям. Но пока сканы признаются лишь копиями.

Правило 2. Соблюдайте правила архивного хранения документов

Вот какие требования утверждены законодательством РФ:

• Оцифрованная документация в архиве предполагает наличие строго определенного набора атрибутов и метаданных (например, файлы с электронными подписями существуют отдельно; документ хранится в формате PDF и др.).
• Обязательно должно быть предусмотрено хранение резервной копии на другом носителе или сервере. Например, если наша компания оцифровывает документы, мы предлагаем пользоваться нашим облачным хранилищем с повышенной безопасностью и помогаем удобно расположить документы либо предоставляем клиентам наш Смарт Архив как программную оболочку для работы в их периметре. Рекомендуем клиентам всегда дублировать архив в собственной CRM-системе, в ЦОДе или хранить информацию на физических носителях, и помогаем разместить там данные.
• Безопасность архива — зона вашей ответственности: никто не должен несанкционированно получить к нему доступ, внести изменения, уничтожить отдельные документы и т. п. Для этого вы устанавливаете уровни доступа к архивной информации для разных сотрудников и отделов. Если у вас нет в этом опыта, обращайтесь за рекомендацией и профессиональной помощью: мы предложим наиболее подходящий вариант с учетом особенностей вашей работы.
• Электронная подпись должна оставаться юридически значимой (то есть нужно следить за тем, чтобы документы были действительными: подписаны лицом, которое наделено нужными полномочиями).

Сроки хранения должны строго соблюдаться (они те же, что для бумажных документов).

Правило 3. Выберите надежный и удобный способ хранения цифрового архива

Физический носитель обычно выбирают для хранения копий: часто доставать информацию с накопительных дисков и систем, а тем более с флешек — попросту неудобно.

Что касается локального архива, то в качестве него могут выступить ваш центр хранения и обработки данных, собственный сервер или система ERP или CRM.

Также вы можете выбрать облачное хранилище, но оно должно удовлетворять необходимым требованиям защиты: должна быть возможность разграничивать уровни доступа; контролировать просмотр тех или иных документов и внесение в них изменений.

Обычно в облаке сложно структурировать документы, но Смарт Архив создан специально для хранения цифровых архивов. Можно загружать оцифрованные документы сразу в несколько систем: например, в наше облако, в вашу ERP и еще на корпоративный сервер или в ваш фирменный центр обработки данных.

Если вы перешли на ЭДО, то главное — выбрать надежного оператора, у которого есть опыт хранения больших массивов данных. В такой системе можно контролировать уровни доступа и автоматизировать многие процессы.

Наша система хранения легко интегрируется с разными государственными системами и распространенными CRM- системами («Битрикс», 1С и др.).

Правило 4. Подготовьтесь к созданию цифрового архива самостоятельно или обратитесь за профессиональной помощью

Вам предстоит провести аудит бумажного архива и понять, как и с какой периодичностью будет происходить движение документов. Также надо будет определить, какие оцифрованные документы нужно создавать и в виде бумажной документации, а какие можно перевести в электронный вид.

Следует продумать все, что описано на предыдущих шагах. Если вы хотите быстро получить идеальный вариант хранения документации, сэкономить время и усилия на подготовке к этому процессу и на его осуществлении, обращайтесь за профессиональной рекомендацией.