Как происходит процесс оцифровки бумажных архивных документов

28.02.2023

Как проводится оцифровка бумажного архива

Иногда оцифровку представляют себе как сканирование всех бумажных документов. Но это лишь небольшая часть работы. Чтобы правильно организовать процесс, решите для себя: как будет использоваться цифровой архив; кто получит к нему доступ; в какой системе будут храниться данные и как быстро к ним можно будет получить доступ при необходимости. Если вам нужно распознавание документов — например, копий паспорта, подписей, копий трудовых и др.,  заранее составьте список того, что понадобится быстро найти в информационной системе и по каким атрибутам. Также вам будет нужна помощь в обучении персонала работе с новым форматом архива.

В каких случаях достаточно частичной оцифровки информации

Не всегда вам нужно полностью сканировать все копии документов. В некоторых случаях достаточно занести паспортные данные, заявления о приеме на работу, свидетельства о рождении в отдельную базу (если вам понадобится что-то из вышеперечисленного, вы найдете информацию за 1 минуту).

Также частичная оцифровка документов помогает собрать необходимые данные для того, чтобы проанализировать текущее состояние бизнеса (если речь идет о финансовых документах). Для этого вы передаете документы в работу специалистам, которые переводят архив из бумажного в цифровой, и получаете систематизированные данные, которые сгруппированы по вашим запросам.

Кроме того, вы можете поставить аналитическую задачу — например, собрать по итогам оцифровки документов статистику; рассчитать все бизнесовые и продуктовые метрики; подготовить данные перед реактивацией клиентов и др.

Как происходит оцифровка

Сначала — полный аудит всех бумаг. Если делать это своими силами, получится, может, и хорошо, но дольше и дороже, чем если обратиться к профессионалам. 

Только методичная работа по переходу от бумажного архива к электронному помогает понять:

  • какие бумаги надо выбросить;
  • какие надо оцифровать частично;
  • какие следует еще и отредактировать в процессе оцифровки (потому что их шаблоны пригодятся в дальнейшем);
  • как представить документ в удобном формате;
  • по каким категориям предположительно будут распределены документы;
  • какая система наименований документов будет в данном случае удобна для поиска.

Кроме того, в процессе аудита специалисты выявляют документы, которые понадобятся для дополнительных исследований, которые поручил провести руководитель.

На следующем этапе документы сортируют по категориям. Сотни или даже тысячи файлов в папке не имеет смысла хранить, если вы все равно не сможете ничего найти быстро.

Далее создают согласованную и понятную систему наименования файлов. Для этого нужен опыт профессионалов.

На следующем этапе предстоит выбрать, где хранить файлы. Вы можете выбрать одно из облачных хранилищ, но обязательно создайте резервную версию на носителе, который не подключен к интернету. Также вы можете выбрать для хранения документов коробочную или облачную систему ERP или CRM.

Завершающий этап: выберите бумажные документы, которые могут понадобиться; систематизируйте их и храните (например, счета ООО нужно хранить в течение 6 лет; чертежи спроектированных зданий — всегда). Теперь архив не будет занимать так много места, потому что вы будете обращаться к нему только в крайнем случае.

Что еще важно знать, если вы решили перевести бумажный архив в цифровой

Бумажный архив в современном мире обходится дорого в буквальном смысле слова: имеются в виду расходы на зарплату сотрудникам архива, на бумагу и расходные материалы для печати. К тому же розыск каждого документа требует намного больше времени, чем в цифровом архиве.

Новички не могут справиться качественно с такой сложной работой, как оцифровка. Необходимо иметь опыт в распределении документов по категориям; проводить двойной контроль качества (чтобы не допустить ошибок в распределении по категориям и не пропустить нужные документы) и др.

Хранить документы можно в виде изображения и в виде текста. Текст можно редактировать. И документы в текстовом формате занимают значительно меньше места в памяти (файлы меньше весят). Но для того, чтобы получить архив в редактируемом формате, придется затратить больше времени и нужно больше опыта. Зато не придется каждый раз перепечатывать одни и те же шаблоны. И можно намного быстрее извлекать данные для получения статистики.

Профессиональные сканеры для архива способны сканировать несколько тысяч страниц в день. В то время как на обычных можно производить оцифровку максимум сотни документов в день. Также специальные сканеры способны справляться с нестандартными форматами и документами с низким качестом иллюстраций (чертежами, рукописными текстами и др.).

Некоторые документы требует обработки в более высоком качестве: например, рукописные заявления, документы с использованием мелкого шрифта. Другие, наоборот, можно отсканировать в сниженном качестве (например, типовые счета-фактуры). Опытные специалисты с первого раза все сделают верно.

Профессиональная оцифровка позволяет представить архив в аккуратном и презентабельном виде. Будет произведено разделение страниц по разворотам, выравнивание по краям, удаление размытости и перепадов цвета; недостаточно резкие изображения будут дополнительно обработаны.

После завершения процесса вы получите все необходимые рекомендации по поддержанию нового архива в рабочем состоянии. Также вам будут предложены усовершенствования, которые можно внедрить постепенно для экономии времени и сил сотрудников.

 

Работаем только с юридическими лицами

Работаем только с юридическими лицами.

    На указанный вами email мы автоматически пришлем презентацию.

    Работаем только с юридическими лицами.

    Вся информация по трудоустройству на странице "Вакансии"

    Ошибка: Контактная форма не найдена.

    Ошибка: Контактная форма не найдена.