Иногда оцифровку представляют себе как сканирование всех бумажных документов. Но это лишь небольшая часть работы. Чтобы правильно организовать процесс, решите для себя: как будет использоваться цифровой архив; кто получит к нему доступ; в какой системе будут храниться данные и как быстро к ним можно будет получить доступ при необходимости. Если вам нужно распознавание документов — например, копий паспорта, подписей, трудовых книжек, — заранее составьте список того, что понадобится быстро найти в информационной системе и по каким атрибутам. Также вам понадобится помощь в обучении персонала работе с новым форматом архива.
Содержание
В каких случаях достаточно частичной оцифровки информации
Не всегда нужно полностью сканировать все копии документов. В некоторых случаях достаточно занести паспортные данные, заявления о приёме на работу, свидетельства о рождении в отдельную базу — и нужная информация найдётся за 1 минуту.
Частичная оцифровка документов также помогает собрать необходимые данные для анализа текущего состояния бизнеса (если речь идёт о финансовых документах). Для этого документы передаются специалистам, которые переводят архив из бумажного в цифровой, и вы получаете систематизированные данные, сгруппированные по вашим запросам.
Кроме того, можно поставить аналитическую задачу — например, собрать по итогам оцифровки документов статистику, рассчитать бизнес- и продуктовые метрики, подготовить данные перед реактивацией клиентов и др.
Как происходит оцифровка
Сначала — полный аудит всех бумаг. Если делать это своими силами, получится, может, и хорошо, но дольше и дороже, чем при обращении к профессионалам.
Только методичная работа по переходу от бумажного архива к электронному помогает понять:
- какие бумаги надо выбросить;
- какие надо оцифровать частично;
- какие следует ещё и отредактировать в процессе оцифровки (потому что их шаблоны пригодятся в дальнейшем);
- как представить документ в удобном формате;
- по каким категориям предположительно будут распределены документы;
- какая система наименований документов будет удобна для поиска.
Кроме того, в процессе аудита специалисты выявляют документы, которые понадобятся для дополнительных исследований.
На следующем этапе документы сортируют по категориям. Сотни или даже тысячи файлов в папке не имеет смысла хранить, если вы всё равно не сможете ничего найти быстро.
Далее создают согласованную и понятную систему наименования файлов. Для этого нужен опыт профессионалов.
На следующем этапе выбирают место хранения файлов. Можно выбрать одно из облачных хранилищ, но обязательно создайте резервную версию на носителе, не подключённом к интернету. Также для хранения документов можно выбрать коробочную или облачную систему ERP или CRM.
Завершающий этап: выберите бумажные документы, которые могут ещё понадобиться; систематизируйте их и храните согласно установленным срокам (например, счета ООО нужно хранить 6 лет; чертежи спроектированных зданий — бессрочно). Теперь архив не будет занимать так много места, потому что вы будете обращаться к нему только в крайнем случае.
Что ещё важно знать, если вы решили перевести бумажный архив в цифровой
Бумажный архив в современном мире обходится дорого в буквальном смысле: расходы на зарплату сотрудников архива, бумагу и расходные материалы для печати. К тому же розыск каждого документа требует намного больше времени, чем в цифровом архиве.
Новички не могут качественно справиться со столь сложной работой, как оцифровка. Необходимо иметь опыт в распределении документов по категориям, проводить двойной контроль качества и не допускать ошибок в распределении.
Хранить документы можно в виде изображения или в виде текста. Текст можно редактировать, и документы в текстовом формате занимают значительно меньше места в памяти. Но для получения архива в редактируемом формате потребуется больше времени и опыта. Зато не придётся каждый раз перепечатывать одни и те же шаблоны, а извлекать данные для статистики можно намного быстрее.
Профессиональные сканеры для архива способны сканировать несколько тысяч страниц в день. Обычные — максимум сотню документов. Специальные сканеры справляются с нестандартными форматами и документами с низким качеством иллюстраций (чертежами, рукописными текстами и др.).
Некоторые документы требуют обработки в более высоком качестве: например, рукописные заявления и документы с мелким шрифтом. Другие, наоборот, можно отсканировать в сниженном качестве (например, типовые счета-фактуры). Опытные специалисты с первого раза всё сделают верно.
Профессиональная оцифровка позволяет представить архив в аккуратном и презентабельном виде: разделение страниц по разворотам, выравнивание по краям, удаление размытости и перепадов цвета, дополнительная обработка нерезких изображений.
После завершения процесса вы получите все необходимые рекомендации по поддержанию нового архива в рабочем состоянии, а также предложения по усовершенствованиям для экономии времени и сил сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
Оцифровка — это просто сканирование всех документов?
Нет, сканирование — лишь небольшая часть работы. Грамотная оцифровка включает аудит бумажного архива, сортировку по категориям, разработку системы наименований файлов, выбор места хранения и обучение персонала. Нужно заранее решить: как будет использоваться цифровой архив, кто получит к нему доступ и по каким атрибутам нужно искать документы.
Когда достаточно частичной оцифровки документов?
Частичная оцифровка подходит, когда не нужно полностью сканировать все документы: достаточно занести в базу ключевые данные (паспортные данные, заявления, свидетельства) — и нужная информация найдётся за 1 минуту. Также частичная оцифровка помогает собрать данные для анализа финансовых документов, подготовить статистику и бизнес-метрики.
Из каких этапов состоит процесс оцифровки бумажного архива?
Процесс включает: 1) полный аудит всех бумаг и выявление того, что нужно выбросить, оцифровать частично или полностью; 2) сортировку документов по категориям; 3) создание согласованной системы наименований файлов; 4) выбор места хранения (облако, ERP/CRM, физический носитель для резервных копий); 5) отбор бумажных документов, которые ещё потребуются, и их систематизацию согласно срокам хранения.
Хранить документы в виде изображения или текста — в чём разница?
Документы в виде изображений проще получить, но их нельзя редактировать и они занимают больше места. Документы в текстовом формате можно редактировать, они весят значительно меньше, позволяют быстро извлекать данные для статистики и не требуют каждый раз перепечатывать шаблоны. Однако для перевода в текстовый формат нужно больше времени и опыта.
Чем профессиональные сканеры отличаются от обычных?
Профессиональные архивные сканеры обрабатывают несколько тысяч страниц в день, тогда как обычные — максимум сотню. Специальные сканеры справляются с нестандартными форматами, чертежами и рукописными текстами. Профессиональная оцифровка также включает разделение страниц по разворотам, выравнивание, удаление размытости и обработку нерезких изображений.
Почему лучше доверить оцифровку архива профессионалам?
Самостоятельная оцифровка обходится дольше и дороже. Профессионалы проводят двойной контроль качества, правильно распределяют документы по категориям, выбирают оптимальное качество сканирования для каждого типа документов, создают удобную систему наименований. После завершения работ вы получаете рекомендации по поддержанию архива и предложения по усовершенствованиям для экономии времени сотрудников.