Как оцифровать библиотеку специальной литературы

Библиотека специальной литературы содержит большое количество научно-технических и справочных материалов для профессионалов из различных отраслей знания. Часто эти данные уникальны, существуют на единственном бумажном носителе, поэтому сохранить доступ к этой информации — крайне важно.

Что может случиться, если своевременно не перевести уникальные документы в электронный вид? Многие, наверное, помнят пожар в ИНИОН РАН в 2015 году, когда одномоментно было уничтожено более 5 млн изданий, свыше 2 млн 300 тыс. из которых утрачены навсегда или с трудом могут быть восстановлены.

Оцифровать специальные библиотеки важно в связи с активным развитием информационного общества и нарастающей ценностью машиночитаемых данных: когда с информацией можно работать в автоматическом режиме, осуществляя её поиск и анализ. Сейчас появилось специализированное программное обеспечение, предназначенное именно для оцифровки документов.

Как осуществляют процедуру оцифровки?

Оцифровка книг, методических пособий и технической документации и чертежей — весьма продолжительный и сложный процесс, требующий высокого профессионализма и многоступенчатой проверки распознанных данных.

Вот общий пошаговый план, который в своей работе используют эксперты рынка оцифровки данных:

1. Определить содержание библиотеки, создав каталог или дополнив уже существующий. Каталог содержит информацию о названии, авторе, годе публикации, издателе и актуальности — по сути, это стандартная библиотечная карточка в электронном виде. Без каталога найти нужный материал будет очень сложно.
2. Выбрать оптимальный формат. Оцифровка библиотеки специальной литературы может быть выполнена в форматах PDF, DjVu и TIFF. Каждый имеет свои особенности:
   • PDF — отличная читаемость, сохраняет оригинальное качество материала.
   • DjVu — самый компактный формат, идеален для хранения и передачи больших объёмов информации.
   • TIFF — наивысшее качество изображения, рекомендован для ценных и уникальных документов, однако файлы занимают много места.
3. Подготовить документы. Это включает очистку от пыли, выявление отсутствующих или деформированных страниц и других повреждений. Если вы работаете с раритетными книгами или старинными документами, рекомендуется обратиться к профессионалам, которые при необходимости предварительно отреставрируют документ.
4. Отсканировать документы. Для книг и документов разных форматов и разной ценности существуют разные виды оборудования: потоковые, планшетные, планетарные сканеры, камеры с очень высоким разрешением, специальные столы и др. Состояние документа может повлиять на качество сканирования; улучшить его можно с помощью специального ПО.
5. Оцифровать документы. Отсканированную информацию переводят в электронный машиночитаемый вид с помощью специализированного ПО и оборудования. Например, платформа Beorg Smart Vision извлекает и классифицирует данные отчётов, чертежей и других документов с использованием ИИ; нераспознанные данные верифицируют операторы, подключённые к облачной части платформы.
6. Архивация электронных документов. Для технических данных можно использовать ПО вроде «Смарт Архива» с функциями хранения, удобного поиска и работы с электронными документами. Главное — обеспечить максимально быстрый доступ только уполномоченным лицам: настроить уровни доступа, ограничения на печать и электронные метки защиты.
7. Проверить результаты. После оцифровки необходимо убедиться в качестве и читаемости данных. Наличие ошибок и неточностей выявляют в несколько этапов — и программным, и ручным способом. Верификация — важнейший этап: неверные данные после непрофессиональной оцифровки перечёркивают весь труд. Особенно критично для специальных чертежей, где цена ошибки чрезвычайно высока.

Какое решение выбрать для оцифровки?

В современных реалиях для оцифровки данных лучше применять отечественный, импортонезависимый софт. Особенно это касается узкоспециализированной информации или данных высокой важности.

При этом должна быть возможность быстрого контроля и доработки распознанной информации. Просто изображение сложного чертежа, по сути, ничего не даст — его нужно распознать, а результат распознавания необходимо проконтролировать, желательно с привлечением эксперта-человека.

Нейросети и алгоритмы хорошо справляются только с типовыми данными — распознавание печатного паспорта, структурированных документов с неизменяемой формой. С рукописными и нестандартными данными эффективность нейросетей до сих пор под вопросом. Выбранное решение должно быть технологичным и достаточно гибким: автоматическое распознавание и верификация должны происходить в едином контуре.

Последовательное и ответственное выполнение всех шагов обеспечивает сохранность, быстрый и удобный доступ к информации. Оцифровка специальных библиотек — процесс довольно сложный и требует существенных затрат времени и денег. Лучший вариант — доверить оцифровку профессионалам, имеющим обширный опыт такой работы.

Часто задаваемые вопросы