Как долго нужно хранить документы?

30.11.2023

Согласно законодательству РФ, бумажные оригиналы оцифрованных документов следует хранить полный положенный законом срок, даже если параллельно всё дублируется в электронный архив.

Для хранения бумажных и электронных документов существуют отдельные требования и сроки. Они зависят от типа документа.

Сколько лет хранят бумажные документы

В Приказе Росархива №236 от 20.12.2019 перечислены виды документов по срокам их хранения. Это касается бумажных версий. Различают документы, хранящиеся на временной и постоянной основе.

К первой группе относятся те, которые сохраняют один год, три года, пять, шесть, десять, пятнадцать лет, сорок пять, пятьдесят и семьдесят пять лет.

Документы второй группы сохраняют на предприятии первое десятилетие, после чего их сдают в архив. Отсчет времени начинается с 1 января нового года, когда делопроизводство по бумагам полностью завершено.

Как хранить бухгалтерские документы

Документы по бухучету и налоговым отчислениям хранят один год, если это уведомление о постановке или снятии с учета в ФНС. В течение пяти лет нужно хранить первичные документы в виде накладных, чеков, квитанций, договоров, счетов-фактур, кассовых ордеров, книг учёта доходов и расходов, налоговых деклараций.

Дольше всего хранится документация о перечислении взносов в страховые фонды — пятьдесят лет. Если они были составлены до 2003 года, то беречь записи нужно семьдесят пять лет.

Постоянно хранятся и архивируются уставы предприятий, протоколы собраний учредителей, ликвидационные документы и вся отчетность по финансам и бухгалтерии.

Как хранить кадровые документы

Один год хранится перечень правил, установленных внутренним трудовым распорядком компании. Три года нельзя уничтожать графики отпусков. На протяжении пяти лет должны быть доступны отчетность по авансам и журналы с табелями учета рабочего времени. Оцифровывать и распознавать эти документы не имеет смысла из-за их короткого срока хранения.

Сорок пять лет хранят документы, в которых зафиксированы данные о пострадавших от несчастных случаев на производстве. Полвека отводится на то, чтобы сохранять бумаги относительно личного состава компании, оригиналы личных документов работников, если их не истребовали, описания вредных условий труда.

В случаях, когда делопроизводство было завершено ранее 2003 года, все вышеперечисленные оригиналы нужно сохранять 75 лет. На постоянной основе хранится штатное расписание. Если сотрудник при увольнении забыл забрать свой диплом, трудовую, свидетельство или удостоверение, кадровая служба предприятия обязана хранить документ до востребования.

Уничтожение бумажных документов по истечении их срока хранения проводится по следующему алгоритму: руководитель издает приказ о формировании экспертной комиссии, которая займется отбором документов; создаются протокол заседания и акт с перечислением всех выбранных к уничтожению документов; производится утилизация документов.

Как работать с электронными документами и что делать с бумажными первоисточниками

Современный документооборот по большей части осуществляется в электронной форме. В соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 1849, данные должны быть хорошо читаемы, сгруппированы по понятной структуре и хорошо защищены.

Компании подписывают договоры, сдают отчетность, обмениваются документами. Законом это разрешается при условии, что на документах стоит электронная подпись. Их можно распечатывать при запросе налоговых органов.

Есть одно важное замечание. Если документы вашей компании были созданы в бумажном виде, и вы их решите оцифровать, то уничтожить раньше срока исходники вы не имеете права. Придется соблюдать все законные требования. Пользоваться электронными копиями можно без ограничений. Наличие оцифрованной документации ускорит ее поиск в электронном архиве и отправку клиентам.

Для электронных документов существуют свои правила хранения. Чтобы в случае сбоя не исчезла важная информация, хранить ее нужно минимум на двух разных носителях. Помимо компьютера, можно сохранять важные данные на USB-накопителе или в облаке. Один раз в пять лет нужно проверять сохранность документов. При необходимости переводите документы в новый формат, если обновилось программное обеспечение для их чтения.

Во время хранения электронных документов следует обеспечивать их конфиденциальность. Не должны находиться в свободном доступе документы с персональными данными или коммерческой тайной.

Сколько хранят электронные документы

После завершения делопроизводства электронные документы направляются на хранение в электронный архив.

Согласно Приказу ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@, до пяти лет хранятся графики, справки, письма. Пять и более лет должны быть в доступе электронные договоры, соглашения, счета-фактуры, акты, другие виды отчетности. Семьдесят пять лет сохраняются данные о доходах и выплатах сотрудникам, а также об их трудовом стаже.

Требуется основание для удаления документов из электронного архива. Когда срок хранения документа заканчивается, следует принять решение об уничтожении данных.

Если документы ошибочно уничтожили раньше срока, спасет система бэкапирования или архивы партнеров.  Но лучше не терять, потому что за непредоставление документации проверяющим органам предусмотрена ответственность. Так, непредставление в установленный срок в налоговые органы документов о налогах и сборах влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый документ. Непредставление документов, подтверждающих размер прибыли (убытка) контролируемой иностранной компании — штраф 500 тыс руб.

Поэтому для успешной работы предприятия документы нужно держать в полном порядке. Для этого создавайте архивы – физический и электронный.

 

Работаем только с юридическими лицами

Работаем только с юридическими лицами.

    На указанный вами email мы автоматически пришлем презентацию.

    Работаем только с юридическими лицами.

    Вся информация по трудоустройству на странице "Вакансии"
    [contact-form-7 404 "Не найдено"]
    [contact-form-7 404 "Не найдено"]