Как долго нужно хранить документы?

Согласно законодательству РФ, бумажные оригиналы оцифрованных документов следует хранить полный положенный законом срок, даже если параллельно всё дублируется в электронный архив.

Для хранения бумажных и электронных документов существуют отдельные требования и сроки. Они зависят от типа документа.

Сколько лет хранят бумажные документы

В Приказе Росархива №236 от 20.12.2019 перечислены виды документов по срокам их хранения. Это касается бумажных версий. Различают документы, хранящиеся на временной и постоянной основе.

К первой группе относятся те, которые сохраняют один год, три года, пять, шесть, десять, пятнадцать лет, сорок пять, пятьдесят и семьдесят пять лет.

Документы второй группы сохраняют на предприятии первое десятилетие, после чего их сдают в государственный архив. Отсчёт времени начинается с 1 января нового года, когда делопроизводство по бумагам полностью завершено.

Как хранить бухгалтерские документы

Документы по бухучёту и налоговым отчислениям хранят:

• 1 год — уведомления о постановке или снятии с учёта в ФНС.
• 5 лет — первичные документы: накладные, чеки, квитанции, договоры, счета-фактуры, кассовые ордера, книги учёта доходов и расходов, налоговые декларации.
• 50 лет — документация о перечислении взносов в страховые фонды. Если документы составлены до 2003 года — 75 лет.
• Постоянно — уставы предприятий, протоколы собраний учредителей, ликвидационные документы и вся финансовая и бухгалтерская отчётность.

Как хранить кадровые документы

• 1 год — перечень правил внутреннего трудового распорядка компании.
• 3 года — графики отпусков.
• 5 лет — отчётность по авансам и журналы с табелями учёта рабочего времени. Оцифровывать и распознавать эти документы нецелесообразно из-за короткого срока хранения.
• 45 лет — документы, в которых зафиксированы данные о пострадавших от несчастных случаев на производстве.
• 50 лет — бумаги о личном составе компании, оригиналы личных документов работников (если не истребованы), описания вредных условий труда. Если делопроизводство завершено до 2003 года — 75 лет.
• Постоянно — штатное расписание.

Если сотрудник при увольнении забыл забрать диплом, трудовую, свидетельство или удостоверение, кадровая служба предприятия обязана хранить документ до востребования.

Порядок уничтожения бумажных документов по истечении срока хранения:

1. Руководитель издаёт приказ о формировании экспертной комиссии.
2. Комиссия проводит отбор документов к уничтожению.
3. Составляются протокол заседания и акт с перечислением всех выбранных документов.
4. Производится утилизация документов.

Как работать с электронными документами и что делать с бумажными первоисточниками

Современный документооборот по большей части осуществляется в электронной форме. В соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 1849, данные должны быть хорошо читаемы, сгруппированы по понятной структуре и хорошо защищены.

Компании подписывают договоры, сдают отчётность, обмениваются документами — законом это разрешается при условии наличия электронной подписи. Документы можно распечатывать при запросе налоговых органов.

Важно: если документы вашей компании были созданы в бумажном виде и вы решите их оцифровать, уничтожить исходники раньше срока вы не имеете права. Придётся соблюдать все законные требования. Пользоваться электронными копиями можно без ограничений — наличие оцифрованной документации ускорит её поиск в электронном архиве и отправку клиентам.

Правила хранения электронных документов:

• Хранить минимум на двух разных носителях: помимо компьютера — на USB-накопителе или в облаке.
• Один раз в пять лет проверять сохранность документов.
• При обновлении программного обеспечения переводить документы в новый формат.
• Обеспечивать конфиденциальность: документы с персональными данными или коммерческой тайной не должны находиться в свободном доступе.

Сколько хранят электронные документы

После завершения делопроизводства электронные документы направляются на хранение в электронный архив.

Согласно Приказу ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@:

• До 5 лет — графики, справки, письма.
• 5 лет и более — электронные договоры, соглашения, счета-фактуры, акты, другие виды отчётности.
• 75 лет — данные о доходах и выплатах сотрудникам, а также об их трудовом стаже.

Для удаления документов из электронного архива требуется основание. Когда срок хранения заканчивается, необходимо принять решение об уничтожении данных.

Если документы ошибочно уничтожили раньше срока, помочь может система бэкапирования или архивы партнёров. Но лучше не допускать подобных ситуаций, так как за непредоставление документов проверяющим органам предусмотрена ответственность:

• Непредставление документов о налогах и сборах в установленный срок — штраф 200 рублей за каждый документ.
• Непредставление документов, подтверждающих размер прибыли (убытка) контролируемой иностранной компании — штраф 500 000 рублей.

Поэтому для успешной работы предприятия документы нужно держать в полном порядке. Для этого создавайте архивы — физический и электронный.

Часто задаваемые вопросы