Как внедрить электронный документооборот на предприятии

Внедрение электронного документооборота обычно занимает несколько месяцев. Если документов много (более 10 тыс. единиц в год) и они нестандартные по форме и/или содержанию, понадобится индивидуальное решение и примерно вдвое больше времени.

Почему могут увеличиться сроки и сложность? Такое бывает, если документация представлена на иностранном языке, есть ветхие чертежи, технические документы со сложными символами и др. В этом случае помимо искусственного интеллекта к распознаванию данных нужно будет подключить человеческие ресурсы. Сам по себе ИИ в таких случаях, как правило, выдаёт недостаточно высокий процент уверенности при переводе информации в электронный вид. Обученные люди — например, операторы нашей краудсорсинговой платформы — подтвердят точность распознавания, если в документах есть нестандартные символы или неразборчивый рукописный текст. Такое комбинированное решение позволяет гарантировать качество.

Внедрение цифрового документооборота требует выстроить логику управления всем цифровым конвейером предприятия. Системный подход предполагает, что после обработки первичного архива все поступающие в дальнейшем бумажные документы также будут переводиться в «цифру». Так, при потоковом распознавании паспорта система ЭДО занесёт его в электронный архив — чтобы менеджер в банке смог в дальнейшем автоматически заполнить документацию на клиента, лишь сверив полученные данные с оригиналом.

Этапы внедрения ЭДО

Внедрение цифрового документооборота начинается с того, что руководитель назначает ответственного за переход на ЭДО специальным приказом.

Специалисты помогают определиться с целью и задачами цифровизации: можно адаптировать под себя одно из готовых решений или запросить разработку индивидуального. Достаточно просто рассказать своими словами, какие проблемы чаще всего возникают с документооборотом. Например:

• происходят нежелательные утечки информации;
• перегружен отдел бухгалтерии, и это замедляет работу всего предприятия;
• перегружен кредитный конвейер, и клиенты банка слишком долго ждут решения по своим заявкам.

Когда запросы понятны, начинается предпроектное обследование: проводится ревизия общего потока документооборота (какие документы и в каком количестве генерируются) и его специфики (в каком порядке документы подготавливаются, заверяются и др.).

Если поставлена задача усилить контроль руководителя при подготовке счетов на большие суммы или подключить контроль заместителей при подготовке договоров с определёнными подрядчиками, на этапе анализа разрабатывается несколько вариантов решения этой задачи.

В ходе анализа процессов также определяют круг лиц, уполномоченных подписывать документы от имени руководителя. Изучается, насколько документооборот соответствует современным нормам отрасли и законодательству.

После проведения ревизии руководитель или назначенный ответственный утверждает список и порядок выполнения работ — это фиксируют в техническом задании.

Далее цифровой архив формируют по одному из двух принципов:

• по типам документов;
• по подразделениям.

Система ЭДО интегрируется с системой предприятия (1С и др.), документы также могут храниться во внешнем защищённом облаке, если это позволяет политика безопасности компании. Дополнительные резервные копии сохраняются на физических носителях.

Затем происходит обучение сотрудников работе с новой системой. При необходимости консультанты могут курировать процесс в течение некоторого времени, чтобы персонал правильно понял все поставленные задачи и выполнял протоколы.

По итогам обучения разрабатывается система контроля внутри предприятия для соблюдения установленного порядка обращения с архивом. Обычно назначаются ответственные лица в каждом отделе — они проходят более тщательное обучение и в дальнейшем помогают остальным.

Преимущества внедрения электронного документооборота

1. Экономия времени и ресурсов. Электронный документооборот позволяет существенно сократить время на обработку документов, исключить ошибки при работе со стандартными формами (благодаря автозаполнению данных). Не нужно каждый раз заново вводить данные контрагентов — система сама подтянет нужную информацию из цифрового архива.
2. Экологичность. Документы не надо печатать и отправлять почтой — можно уменьшить затраты на покупку бумаги, канцелярских товаров и техники.
3. Более высокая производительность труда. Сотрудники могут быстро обмениваться документами и находить нужные для отчётности файлы. Не надо идти в физический архив — достаточно воспользоваться поисковой строкой.
4. Контроль и безопасность. ЭДО и цифровой архив позволяют формировать политику доступа к документам, контролировать все изменения, обеспечить сохранность документов в случае сбоев в системе.
5. Удобство и гибкость. Работать с документами можно в любом месте и в любое время (в соответствии с настройками доступа и политикой безопасности) — что особенно важно для компаний с распределёнными офисами и удалёнными сотрудниками.
6. Больше пространства. Не понадобится помещение для хранения архивных бумаг — по крайней мере, документы можно хранить удалённо, а не в офисе.

Ваши документы не только будут оцифрованы — будет продумана система их поиска и хранения. Биорг поможет настроить логику и физический процесс оцифровки документов, их сортировки, интегрировать систему электронного архива с вашей CRM и/или ЦОД. Также к вашим услугам — безопасное и удобное облачное хранилище: как основной или запасной вариант для хранения и поиска данных.

Часто задаваемые вопросы