Зачем нужен электронный архив на атомной электростанции?

Исходя из практики, эксперты отмечают, что переход на электронный документооборот позволяет сократить время поиска информации в 3–10 раз, снизить риск утери данных на 80% и существенно повысить скорость принятия решений даже в повседневных рутинных бизнес-процессах.

На атомной электростанции (АЭС), где все процессы строго регламентированы, а инженерные мероприятия происходят только на основе руководящих документов, оцифровка документов и создание электронного архива поможет поддерживать высокие стандарты безопасности и оптимизировать рабочие процессы.

Вероятность утечки конфиденциальных данных из электронного архива в защищённом периметре АЭС практически отсутствует.

Какие данные можно оцифровать?

Потенциально можно оцифровать практически любые типы документов — от проектной и конструкторской документации до оперативных журналов и результатов проверок оборудования. Однако в первую очередь оцифровке подлежат документы, имеющие критическое значение для обеспечения ядерной и радиационной безопасности.

К таким документам относятся:

• Технические документы, инструкции по эксплуатации систем — до 300 документов на один энергоблок.
• Журналы контроля параметров активной зоны реактора — до 20 000 записей в год.
• Данные систем радиационного контроля — до 500 000 измерений в год.
• Протоколы и акты проверок технического состояния оборудования — от 1000 документов в год.
• Отчёты по периодическим испытаниям систем безопасности — от 100 до 300 документов в год.

Оцифровке и включению в электронный архив также подлежат различные отчёты, акты, переписка с надзорными органами — всего до 50 000 документов в год на один энергоблок.

Как работать с электронными документами?

Работа с электронными документами на АЭС обусловлена повышенными требованиями к безопасности.

Обязательны процедуры регистрации, учёта, резервного копирования файлов, а также разграничения уровней доступа для разных категорий персонала.

Для обработки и хранения документов используется сертифицированное программное обеспечение и оборудование, отвечающее требованиям информационной безопасности АЭС. Файлы сопровождаются электронной подписью ответственных лиц.

Регулярно проводится анализ целостности и актуальности электронных документов, проверка работоспособности систем хранения и резервирования данных.

Таким образом, внедрение электронного документооборота на АЭС требует тщательной проработки регламентов для обеспечения информационной безопасности и использования данных в строгом соответствии с функциональными обязанностями персонала.

Какие существуют требования по безопасности в процессе сканирования и оцифровки документов?

1. Для сканирования используется только сертифицированное оборудование от авторизованных производителей. Аппаратные средства проходят регулярное техническое обслуживание и проверку на отсутствие вредоносных программ.
2. Сканирование и последующая обработка документов допускается только в специально отведённых помещениях. Доступ в них разрешён лишь уполномоченному персоналу, прошедшему проверку службы безопасности.
3. Для оцифровки документов необходимо использовать надёжное отечественное ПО из реестра Минцифры.
4. Электронные копии документов заверяются электронной подписью ответственных лиц. Осуществляется регулярное резервное копирование.
5. Доступ к оцифрованным документам предоставляется в соответствии с уровнем допуска персонала к конфиденциальной информации.

Как контролировать доступ к электронным документам?

От надёжности системы разграничения прав доступа зависит предотвращение несанкционированного использования конфиденциальных данных. Существует ряд эффективных методов.

Первое — градация документов по уровням конфиденциальности в соответствии с внутренними документами АЭС. Например, к первому уровню могут относиться документы по проекту и конструкции ядерного реактора, ко второму — по техническому обслуживанию систем безопасности, к третьему — распорядительные и отчётные документы.

Второе — персональный перечень разрешённых документов для каждого сотрудника, имеющего доступ к электронному архиву, в соответствии с должностными обязанностями. Это позволяет исключить несанкционированный доступ.

Третье — электронная подпись при работе с документами, особенно высокого уровня конфиденциальности. ЭП фиксирует факт просмотра или редактирования документа конкретным лицом.

Четвёртое — шифрование электронных архивов и каналов передачи данных внутри информационной системы АЭС. При корректном применении современных алгоритмов шифрование практически исключает утечку данных.

Реализация этих подходов в комплексе позволяет максимально надёжно контролировать доступ к электронным документам атомной станции, минимизируя риски информационной безопасности.

Что после оцифровки делать с бумажными документами?

Долговременные подлинники — проектно-конструкторская документация, отчёты по выводу из эксплуатации оборудования — после оцифровки направляются в специальный архив АЭС. Сроки хранения определяются законодательством: как правило, от 10 до 75 лет в зависимости от типа документа.

Оперативная документация — журналы контроля параметров, результаты проверок систем, переписка по обслуживанию оборудования — подлежит хранению от 1 года до 10 лет после окончания календарного года. Затем её уничтожают по акту.

Документы по ядерным материалам и радиоактивным веществам хранятся в течение всего срока эксплуатации АЭС, после чего передаются на государственное хранение.

Регулярно проводится внутренний и внешний аудит процессов управления документацией. Таким образом, после оцифровки оригиналы документов проходят строгую систему учёта, контроля и хранения для поддержания безопасного жизненного цикла АЭС.

Часто задаваемые вопросы