В условиях информационного общества эффективно управлять организацией можно только при наличии развитой информационной инфраструктуры. Вузы здесь не исключение, поэтому организации высшего образования активно совершенствуют системы документооборота. Ещё до недавнего времени документооборот был бумажным. Это значительно усложняло обработку документов. Электронный документооборот (ЭДО) стал востребован в последнее десятилетие, в особенности же — после пандемии COVID-19. В числе главных преимуществ ЭДО – быстрый доступ к электронному архиву, всегда актуальная информация и защищённые базы данных.
Можно выделить четыре разных подхода к переходу на электронный документооборот.
В первом варианте руководство вуза приобретает автономную систему электронного документооборота (СЭД). Существует несколько десятков программ, в которых можно хранить и обрабатывать документы. Они имеют разную стоимость, набор функций и технических решений.
Второй вариант — применить корпоративную подсистему либо надстройку. Как пример можно привести СЭД «Университет» или «1С: Документооборот предприятия».
Третий подход к внедрению электронного документооборота — разработка собственной системы. Специально под запросы вуза создаётся оптимизированная программа.
Четвертый подход – арендовать облачное «пространство» в информационных сервисах. Вуз может использовать облачные (SaaS) технологии для хранения документов и задействовать аутсорсинг для написания программных средств документооборота.
Каждый подход имеет плюсы и минусы. Когда в вузе планируется внедрение СЭД, важно задуматься о том, что придётся понести дополнительные траты на модернизацию компьютерной техники. Это потянет за собой обновление лицензионного программного обеспечения и организацию технической поддержки.
Если речь идёт о разработке системы под заказ, надо сразу учитывать, кто будет её поддерживать в будущем, устранять проблемы, которые возникают всегда даже с хорошими системами. Кроме того, систему нужно будет непрерывно дорабатывать под внутренние задачи на базе разработанных типовых конфигураций — расширять функции, обеспечивать бесперебойную миграцию данных. На необходимо заранее закладывать ресурсу — время и дополнительный средства.
Поскольку информация, которая хранится в системе, может быть конфиденциальной, следует уделять внимание ее хранению и защите. Некоторые пласты информации нельзя передавать на хранение сторонним организациям. Для этого целесообразно настроить разные уровни доступа к информации. В продвинутых случаях возможно сделать защиту на базе распознавания лица – биометрии.
Прежде чем заказывать разработку системы электронного документооборота, необходимо провести предпроектное обследование информационной инфраструктуры вуза. Это и оценка материальной базы, и сравнительный анализ целей и задач, которые требуют автоматизации. Обязательно следует запланировать срок внедрения системы, забюджетировать затраты на это мероприятие. Выяснить, будут ли сэкономлены ресурсы при выполнении поиска, хранения, обработки, создания документов.
Документооборот вуза имеет свою специфику. В основном большое количество документов касается образовательной и управленческой деятельности. Все документы создаются и формируются в различных информационных системах на разных кафедрах и факультетах. Информация в системе может дублироваться, что нежелательно.
Очень важно, чтобы документы, хранящиеся в системе, были изолированы от внешней среды, либо их обработка производилась в защищенном контуре. Это требуется в целях информационной безопасности. Речь идёт, прежде всего о документах, содержащих персональные данные — базах данных отдела кадров, учебного отдела и прочих.
Самым простым способом внедрения электронного документооборота в вузе является создание онлайн-сервиса на базе интернет-сайта университета с общей базой данных пользователей.
Данные, которые однажды введут в личном кабинете сайта, будут актуальны также и в других корпоративных сервисах вуза. Администрирует работу сервиса отдел информации и документооборота. Все зарегистрированные пользователи системы должны авторизоваться перед тем, как получить доступ к информации. Абонент системы может зайти в свой электронный кабинет и воспользоваться разделом «Документы». Всё, что раньше было оформлено на бумаге, поступает в личный кабинет абонента в отсканированном или сфотографированном виде. После того, как образы документов загружены, данные из них сами поступят в информационную карточку благодаря автоматической системе распознавания и оцифровки документов всевозможные копии приказов, распоряжений и прочее. С такой системой ручная перепечатка данных из документов просто не нужна.
Система электронного документооборота вуза позволяет ввести собственный архив документов, рассылать адресно скан-копии документов и получать подтверждение их получения, формировать отчёты о рассылке, управлять профилями абонентов, отправлять электронные письма на почту, искать документы в архиве и контролировать выполнение поручений.
Все данные из системы электронного документооборота хранятся на центральном сервере вуза. Доступ к кабинету каждый абонент может получить без установки специальных приложений через строку браузера. Это обеспечивает аппаратную независимость и мобильность. Кроме того, подключение может осуществляться из любой точки мира, где есть интернет, а не только из локальной сети вуза.
Работаем только с юридическими лицами
Работаем только с юридическими лицами.
Работаем только с юридическими лицами.
Ошибка: Контактная форма не найдена.
Ошибка: Контактная форма не найдена.