В современном мире все больше информации передается в электронном виде, поэтому пользователям необходимо знать различные форматы электронных документов. Наиболее распространенные: DOC, DOCX, JPEG, PNG, XLS, SCV, PPT, TXT, RTF, PDF, TIFF. Выбор формата всегда важен. Например, при оцифровке архивных документов, как правило, лучше всего подойдет PDF, так как он сохранит качество документа и будет распознаваться большинством систем. Но есть и особенности, о которых — чуть ниже.
Формат документа DOC (Microsoft Word) часто используют, чтобы редактировать текст в файле без необходимости конвертации в другой формат. В нём можно создавать документы с использованием различных шрифтов, изображений и других элементов.
Не менее популярен DOCX. Он поддерживает различные типы форматирования текста, таблиц, изображений и других элементов, что делает его удобным для работы с различными типами документов.
Несмотря на то, что эти форматы электронных документов полезны во многих ситуациях, в некоторых случаях их использование ограниченно. Если файлы содержат конфиденциальную информацию, персональные данные или коммерческие секреты, может потребоваться более безопасный формат, например, TIFF.
JPEG (Joint Photographic Experts Group) предназначен для хранения изображений, в нем применяется сжатие с потерей качества. Это позволяет создавать файлы с меньшим размером, чем в других форматах, но некоторые детали изображения при этом теряются. Он идеально подходит для хранения фотографий с множеством цветов, на визуальное отображение сжатие сильно не влияет.
PNG (Portable Network Graphics) предназначен для хранения изображений, в нем используется сжатие без потери качества. Файлы обычно имеют больший размер, чем JPEG, так как PNG сохраняет все детали, включая прозрачность и альфа-каналы. Формат подходит для хранения изображений с прозрачным фоном, логотипов и других картинок с простыми цветовыми схемами.
XLS (Excel) разработан компанией Microsoft для создания электронных таблиц. Пользователь может создавать, редактировать и хранить данные в удобной для чтения и обработки форме. Файлы обычно состоят из ячеек, расположенных в таблице, которые содержат числовые данные, текст или формулы. XLS также поддерживает функции автоматического вычисления и создания графиков на основе введенных показателей. Это делает XLS очень удобным для работы с финансовыми данными, планирования бюджета.
CSV (Comma Separated Values) применяется для хранения табличных данных, где значения разделяются запятыми. Часто используется для обмена информацией между различными приложениями, так как он прост в использовании и понимании.
PPT (PowerPoint) используется для создания презентаций. Он позволяет делать профессиональные презентации с мультимедийными элементами (изображения, видео и аудиофайлы). Формат также поддерживает функции анимации, что делает презентации более интерактивными и увлекательными для зрителей.
TXT (от английского «text») отличается тем, что не содержит никаких форматирований, таких как жирный, курсив или подчеркнутый шрифт. Файлы TXT могут быть созданы и редактированы в любом текстовом редакторе, включая блокнот в операционных системах Windows. Широко используется для хранения и передачи простых данных, таких как, например, инструкции по установке программ.
RTF (Rich Text Format) был разработан компанией Microsoft в 1987 году. Универсален для обмена информацией между различными редакторами и приложениями. Файлы могут содержать тексты, таблицы, изображения и другие элементы документа. Их можно открывать и редактировать в различных редакторах, таких как Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs и других.
PDF (Portable Document Format) разработан компанией Adobe Systems в 1993 году и быстро стал стандартом для создания и обмена электронными документами. PDF обладает рядом преимуществ, например таких, как сохранение оригинальной графики, текста и других элементов в нередактируемой форме. Есть возможность шифровать и защать данные паролем.
TIFF (Tagged Image File Format) по-прежнему остается одним из старейших форматов, который широко используется для сканированных изображений, сохранения и передачи данных. Одно из главных преимуществ — это высокое качество и сохранение каждого пикселя в высоком разрешении.
Форматы PDF и TIFF поддерживают программы для OCR (программы распознавания документов). Благодаря этому текст можно сохранять внутри файла в виде слоев, быстро выполнять поиск и находить нужную информацию без необходимости перепечатывать документ.
Оцифровка архивных и потоковых входящих документов значительно упрощает бизнес-процессы и повышает общее качество работы. Что касается формата электронных документов, выбрать оптимальный вариант организация может, исходя из своих внутренних потребностей и требований законодательства. Поскольку процесс перехода на «цифру» масштабный, лучше проконсультироваться со специалистами, чтобы выработать понятную долговременную стратегию и внедрить единую систему для оцифровки и хранения данных.
Работаем только с юридическими лицами
Работаем только с юридическими лицами.
Работаем только с юридическими лицами.