Наиболее распространенные форматы электронных документов

В современном мире все больше информации передается в электронном виде, поэтому пользователям необходимо знать различные форматы электронных документов. Наиболее распространенные: DOC, DOCX, JPEG, PNG, XLS, SCV, PPT, TXT, RTF, PDF, TIFF. Выбор формата всегда важен. Например, при оцифровке архивных документов, как правило, лучше всего подойдет PDF, так как он сохранит качество документа и будет распознаваться большинством систем. Но есть и особенности, о которых — чуть ниже.

DOC и DOCX

Формат документа DOC (Microsoft Word) часто используют, чтобы редактировать текст в файле без необходимости конвертации в другой формат. В нём можно создавать документы с использованием различных шрифтов, изображений и других элементов.

Не менее популярен DOCX. Он поддерживает различные типы форматирования текста, таблиц, изображений и других элементов, что делает его удобным для работы с различными типами документов.

Несмотря на то, что эти форматы электронных документов полезны во многих ситуациях, в некоторых случаях их использование ограниченно. Если файлы содержат конфиденциальную информацию, персональные данные или коммерческие секреты, может потребоваться более безопасный формат, например, TIFF.

JPEG и PNG

JPEG (Joint Photographic Experts Group) предназначен для хранения изображений, в нем применяется сжатие с потерей качества. Это позволяет создавать файлы с меньшим размером, чем в других форматах, но некоторые детали изображения при этом теряются. Он идеально подходит для хранения фотографий с множеством цветов, на визуальное отображение сжатие сильно не влияет.

PNG (Portable Network Graphics) предназначен для хранения изображений, в нем используется сжатие без потери качества. Файлы обычно имеют больший размер, чем JPEG, так как PNG сохраняет все детали, включая прозрачность и альфа-каналы. Формат подходит для хранения изображений с прозрачным фоном, логотипов и других картинок с простыми цветовыми схемами.

XLS и CSV

XLS (Excel) разработан компанией Microsoft для создания электронных таблиц. Пользователь может создавать, редактировать и хранить данные в удобной для чтения и обработки форме. Файлы обычно состоят из ячеек, расположенных в таблице, которые содержат числовые данные, текст или формулы. XLS также поддерживает функции автоматического вычисления и создания графиков на основе введенных показателей. Это делает XLS очень удобным для работы с финансовыми данными, планирования бюджета.

CSV (Comma Separated Values) применяется для хранения табличных данных, где значения разделяются запятыми. Часто используется для обмена информацией между различными приложениями, так как он прост в использовании и понимании.

PPT

PPT (PowerPoint) используется для создания презентаций. Он позволяет делать профессиональные презентации с мультимедийными элементами (изображения, видео и аудиофайлы). Формат также поддерживает функции анимации, что делает презентации более интерактивными и увлекательными для зрителей.

TXT

TXT (от английского «text») отличается тем, что не содержит никаких форматирований, таких как жирный, курсив или подчеркнутый шрифт. Файлы TXT могут быть созданы и редактированы в любом текстовом редакторе, включая блокнот в операционных системах Windows. Широко используется для хранения и передачи простых данных, таких как, например, инструкции по установке программ.

RTF

RTF (Rich Text Format) был разработан компанией Microsoft в 1987 году. Универсален для обмена информацией между различными редакторами и приложениями. Файлы могут содержать тексты, таблицы, изображения и другие элементы документа. Их можно открывать и редактировать в различных редакторах, таких как Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs и других.

PDF и TIFF

PDF (Portable Document Format) разработан компанией Adobe Systems в 1993 году и быстро стал стандартом для создания и обмена электронными документами. PDF обладает рядом преимуществ, например таких, как сохранение оригинальной графики, текста и других элементов в нередактируемой форме. Есть возможность шифровать и защать данные паролем.

TIFF (Tagged Image File Format) по-прежнему остается одним из старейших форматов, который широко используется для сканированных изображений, сохранения и передачи данных. Одно из главных преимуществ — это высокое качество и сохранение каждого пикселя в высоком разрешении.

Форматы PDF и TIFF поддерживают программы для OCR (программы распознавания документов). Благодаря этому текст можно сохранять внутри файла в виде слоев, быстро выполнять поиск и находить нужную информацию без необходимости перепечатывать документ.

Вывод

Оцифровка архивных и потоковых входящих документов  значительно упрощает бизнес-процессы и повышает общее качество работы. Что касается формата электронных документов, выбрать оптимальный вариант организация может, исходя из своих внутренних потребностей и требований законодательства. Поскольку процесс перехода на «цифру» масштабный, лучше проконсультироваться со специалистами, чтобы выработать понятную долговременную стратегию и внедрить единую систему для оцифровки и хранения данных.