Что такое программа для распознавания текста (OCR), для чего она нужна

Программа распознавания (OCR — Optical Character Recognition, оптическое распознавание символов) нужна, чтобы перевести любое изображение текста (фото или скан печатного или рукописного текста, файл в формате PDF и др.) в формат для редактирования.

Например, в процессе распознавания первичных документов в бухгалтерском учёте система сначала определяет структуру документа на каждой странице (узнаёт таблицы, текст, нумерацию, колонтитулы и др.). Текст подразделяется на строки, слова, символы. После этого классификаторы (нейросетевые механизмы, которые распознают информацию) проводят анализ каждого символа и высказывают гипотезы: какая это буква, знак, цифра. ИИ выбирает наиболее весомую гипотезу, и программа выдаёт распознанный текст.

Если ИИ выдаёт низкий уровень уверенности при распознавании, к работе подключаются верификаторы. В компании «Биорг» верификация данных осуществляется через облачную платформу собственной разработки, данные остаются в безопасном контуре компании. На платформе работают официально зарегистрированные и обученные операторы из разных регионов и часовых поясов России, что позволяет верифицировать данные в непрерывном режиме.

Какую пользу приносит распознавание текста

Оцифровка документов помогает оптимизировать бизнес-процессы: упростить и ускорить в несколько раз рутинные процедуры, повысить качество сервиса для внутреннего и внешнего заказчика. Вот какие результаты можно получить:

• Экономить время и деньги (осуществлять оцифровку силами собственных сотрудников — всегда дольше и дороже).
• Получать документы, оцифрованные с высоким качеством (ручной ввод данных означает, что ошибок не избежать).
• Быстрее и качественнее обрабатывать документы и комплекты документов с различными формами бумаг, которые не подходят под обычный шаблон распознавания.

Пример: при создании типовых счетов-фактур документы будут заполнены как минимум в 3 раза быстрее и без ошибок. Бдительному бухгалтеру останется только убедиться в том, что ввод данных верен — у «Биорг» он верен почти в 100% случаев за счёт подключаемого модуля верификации данных.

Если вы владелец крупного предприятия, которое занимается строительством или ремонтом, то при бумажном документообороте на согласование документов, необходимых для получения комплектующих, может уходить больше недели.

Предварительная оцифровка документов позволяет сократить время на выполнение того же объёма работы до нескольких часов. Кроме того, все документы будут под рукой в режиме редактирования. В базе будут храниться данные по всем поставщикам. Доступ к электронным документам будет регламентирован для всех сотрудников.

Перевести архив в цифровой вид можно как на своей стороне, воспользовавшись услугами выездного сканирования, так и вывезти архив в центр сканирования. У компании «Биорг» есть собственный центр сканирования в Москве, также специалисты производственного отдела могут выехать в регионы России вместе с профессиональным оборудованием.

Что делать, если приходится работать с большим объёмом уникальной и нетиповой документации

В ведомственных структурах, на крупных производствах и на некоторых предприятиях — например, в архитектурных бюро, научно-исследовательских институтах и лабораториях — существует множество уникальных форм документов. Под них нет шаблонов распознавания, в отличие от типовых случаев в банковском секторе, ретейле или бухгалтерии.

В таких случаях нужно создать индивидуальное решение: обучить искусственный интеллект работать с определённым типом документов и распознавать их. Для этого нужна релевантная выборка. Далее производится потоковая оцифровка и верификация. Компания «Биорг» разработала 11 видов нейросетей под самые сложные задачи. То, с чем не справляется ИИ, дораспознают операторы верификации.

Создание системы быстрой отчётности для работы с большим объёмом нетиповой документации займёт как минимум 3 месяца. В итоге эффективность работы увеличится во много раз. Качество обработки можно довести практически до 100%. Электронный архив обустраивается таким образом, чтобы можно было быстро выполнить поиск нужных документов по нестандартным запросам: например, найти чертёж по его элементам или исследование — по определённым символам.

Практика показывает, что оценить возможности оцифровки и посмотреть, как она влияет на оптимизацию бизнеса, можно через пилотный проект. В этом случае работа выполняется на ограниченном объёме документов. В последующем решение можно масштабировать для работы всего ведомства или производства.

Как обрабатывать рукописные документы?

Иногда приходится работать со старыми рукописными архивами или с документами, которые содержат много сложных элементов: рукописный текст, штампы, таблицы со сложными символами. Задача может осложняться тем, что документы напечатаны (отрисованы) на бумаге нестандартных размеров, плотности и текстуры — например, широкоформатные чертежи, каротажные карты. Иногда приходится работать с размытыми копиями документов или текстами на иностранных языках, включая редкие — например, старотатарский. Бумага может быть мятой или содержать чернильные пятна, загрязнения.

Все эти задачи можно решить индивидуально, настроив ИИ персонально под ваши запросы и подключив дополнительно модуль верификации. Двухэтапная система распознавания — искусственный интеллект плюс сотрудники, работающие на краудсорсинговой платформе, — обеспечит результат с точностью на уровне 100%.

Где хранятся документы, которые были распознаны

Часто руководителей предприятий и ведомств беспокоят два вопроса:

• как технически организовать хранение большого объёма информации;
• как обеспечить безопасность и конфиденциальность.

Оцифрованная информация может поступать в любые системы хранения и/или будет размещена в облачном хранилище «Биорг» с удалённым доступом. «Смарт Архив» — программная оболочка, разработанная «Биорг» для хранения и поиска документов, — позволяет предоставить сотрудникам разные уровни доступа, и в любой момент параметры можно изменить. Хранилище можно развернуть как в вашем контуре, так и в облачном пространстве «Биорг».

Вы сможете воспользоваться как готовыми решениями хранения, классификации и поиска документов для разных отраслей и типов документов, так и получить настройки по собственным параметрам. При необходимости вся информация также может быть перенесена на физические носители для большей надёжности.

Часто задаваемые вопросы