Оцифровка актов
гражданского состояния

1. Ручное внесение данных силами сотрудников ЗАГС;
2. Самостоятельное сканирование архивов;
3. Договор с профессиональной компанией.

Первый подход показывает крайне низкую скорость перевода актовых записей в электронный вид и значительное повышение нагрузки на самих сотрудников ЗАГС, так как требует отвлечения их от основной работы или работ во внеурочное время. В одном из регионов сотрудники ЗАГС за год работы смогли внести только 8% от необходимых данных.

Второй подход позволяет получить электронный фонд и избавиться от необходимости обращения к бумажному архиву, но имеет несколько сложностей. В частности, для получения качественных читаемых электронных копий необходима закупка дорогостоящего сканирующего оборудования. Распознавание плохо читаемых документов их ручная корректировка и внесение в информационную систему – процесс очень длительный и трудоемкий.

Третий подход исключает повышение нагрузки на сотрудников ЗАГС, позволяет производить контроль загружаемых в систему данных и реализовать проект максимально оперативно, безошибочно и в соответствии с законами:

• правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) от 3 марта 2017 г. № 254;
• федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 23.06.2016 №219-ФЗ;
• федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• и многие другие.

Этапы переноса актов гражданского состояния в электронный вид:

1. Оценка стоимости и сроков работы;
2. Выезд специалиста для обследования массива документов, места и условий работы. Составление отчета об обследовании, согласование технического задания;
3. Формирование рабочих групп для выполнения работ в отделах ЗАГС;
4. Подбор Заказчиком предполагаемого к обработке массива актовых книг;
5. Подготовка актовых книг к сканированию для выполнения работ в отделах ЗАГС;
6. Сканирование с помощью собственной технологии «BESCAN»;
7. Контроль качества;
8. Индексирование, формирование индексной информации для каждой актовой записи.

Для каждого отсканированного документа создается электронная учетная карточка, содержащая информацию, необходимую для поиска, группировки, отображения и печати электронных копий актовых записей. Состав реквизитных полей для индексирования актовых записей будет зависеть от типа записи гражданского состояния. Для каждого типа актовой записи Заказчик определяет требуемый состав полей индексирования.