Промышленное предприятие, чтобы выпускать качественную продукцию, ежедневно применяет технологические карты, регламенты, стандарты качества, договоры между поставщиками и клиентами, отчитывается в налоговую службу и банки.
Регулярно происходит масштабный технический документооборот. Это значит, что специалисты вынуждены обращаться к оригиналам документов в архиве, что не всегда бывает удобно. Физический архив чаще всего расположен удаленно. Ежедневно тратить рабочее время на доступ к документам – становится необходимой рутиной. Хотя это и не самая эффективная часть рабочего процесса.
Возможность сократить пустую трату времени – одна из причин, почему многие стали чувствовать необходимость внедрения электронного архива.
Электронный архив позволяет оптимизировать работу предприятия: сотрудники получают доступ к документам через цифровую среду, им не надо тратить время на перемещение и физический доступ. В итоге возрастает скорость принятия решений и результат можно получить быстрее.
Бумажные оригиналы документов могут содержать описание процессов производства и объектов эксплуатации, конструкторских и других особенностей. В архивах хранятся чертежи, технические условия, регламенты, нормы и спецификации, расчетные сметы. Один проект может включать в себя десятки документов, дел или папок, которым нужны учет, систематизация и хранение. Все это затрудняет работу с документами, даже если они хорошо отсортированы.
Кроме выпускаемой продукции на предприятиях есть большой массив оборудования и программного обеспечения. К каждому станку или линии прилагается инструкция по эксплуатации, в которой указаны описание и параметры, условия применения компьютерной техники и прочих средств.
Поиск бумажной версии документа может занимать длительный период времени. В электронном архиве поиск выполняется в считанные минуты. Искать документы можно как по одному, так и по нескольким параметрам.
Со временем стало понятно, что все документы, которые регламентируют порядок изготовления и применения продукции, выпускаемой на предприятии, должны быть оцифрованы.
В технических документах, хранящихся в электронном архиве, описываются все этапы и цикла производства, начиная с выбора сырья и заканчивая утилизацией отходов. Техническая документация важна и для работы с поставщиками, её предъявляют контролирующим государственным органам, от неё отталкиваются при заключении сделок с партнерами по бизнесу. Это происходит потому, что надо всегда суметь подтвердить оценку качества выпускаемой продукции, что качество товара соответствует заданному стандарту.
Ко всей информации в документах можно получать доступ в электронном виде – быстро и с заданными параметрами безопасности. Особенно это актуально для крупных производственных предприятий, где есть целые отделы, которые занимаются обработкой и хранением документов. Они помогают в поиске и выдаче документации, необходимой для поддержания рабочего процесса.
С введением электронного архива физический останется на своем месте, потому что хранить документы – это обязанность. Однако, во-первых, физические документы будут бэкапированы в цифровой среде, во-вторых, не будет рисков, когда документы находятся на руках у отдельных сотрудников — руководителей отделов или инженеров, — а после их увольнения не возвращаются и теряются.
К электронному архиву на предприятии можно обращаться без посредников, не теряя драгоценный ресурс — время. Сотрудники предприятия могут непосредственно в электронной среде работать с архивными документами с учетом уровней своего доступа и защиты.
Система хранения электронной документации должна иметь простую интеграцию, быть масштабируемой и легкой, то есть интуитивно понятной в эксплуатации.
Должна быть возможность настроить удалённый доступ для сотрудников, которые находятся в других структурных подразделениях или филиалах – естественно, с учетом параметров безопасности, настраиваемых уровней доступа и других автоматизированных средств защиты.
Функционал электронного архива должен позволять не только хранить, но и быстро находить полный пакет документации по каждому проекту.
С учетом того, что в один пакет документов входят конструктивные решения, проекты по производству продукции, документы по охране труда, расчёты энергоэффективности и учёта использования энергоресурсов, сметы.
Должна быть возможность просматривать разные версии документа.
Электронный архив должен быть пополняемым. Все новые и реализованные проекты в цифровом варианте пополняют базу электронного каталога. Это намного упрощает ведение последующих проектов, позволяет отработать ошибки или отследить динамику изменений, делает работу предприятия более совершенной.
Для надёжного хранения электронные архивы сохраняют на серверах компании с дублированием и возможностью восстановления системы. Предусмотрительные руководители хранят копию архива также на оптических дисках, а в отдельных случаях также используют медленные ленточные накопители. Последние два способа хранения информации не зависят от электроснабжения. Таким образом минимизируется риск безвозвратной утери документов.
Если вы ищите на рынке решение для хранения и поиска документов в электронной среде, обладающее всем необходимым функционалом, но простое и понятное в повседневном использовании, обратите внимание на Смарт.Архив от компании «Биорг».
Наша технология для работы с документами в электронной среде разработана и регулярно обновляется с учетом многолетнего опыта работы с заказчиками, в числе которых такие крупные промышленные предприятия, как ГК «Росатом» и другие., предъявляющие высокие требования к качеству работы с электронными данными.
Кроме того, мы предлагаем оцифровку архивов «под ключ» с применением технологий искусственного интеллекта. С помощью ИИ и отработанной годами методики оцифровки архивных данных распознавание документов, даже таких сложных как выцветшие архивные бумаги, технические и рукописные, происходит оперативно и точно.
При обработке технического архива компания «Биорг» применяет стратегию и методики оцифровки технической документации, которые были наработаны в процессе сотрудничества с крупными компаниями. Таким образом «Биорг» тиражирует на территории РФ лучшие практики оцифровки документов.
Для сканирования документов компания использует собственный парк профессионального оборудования: широкоформатные, протяжные, книжные, проекционные и планетарные сканеры.
Работаем только с юридическими лицами
Работаем только с юридическими лицами.
Работаем только с юридическими лицами.