Куда деть бумажный архив после оцифровки?

Переводите оригиналы документов в электронный вид? Уже перевели? Давайте разберём, что дальше делать с оцифрованным бумажным архивным фондом организации. Получится ли сэкономить на хранении бумаги?

В федеральном законе (№125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивах в Российской Федерации») однозначно сказано: оцифрованные документы — продолжать хранить! А документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, и вовсе хранятся вечно.

Что делать можно? Делегировать хранение бумаги — сдать документы на склад компании-аутсорсера — можно. Но очень аккуратно, строго контролируя процесс. Ответственность за сохранность остаётся у организации, поэтому выбор подрядчика и проработка договора критически важны.

Что нельзя? Уничтожать «бумагу», не разобравшись, — нельзя ни в коем случае.

Организация работ по оцифровке документов включает не только назначение ответственных, анализ фондов, планирование ЭДО, обучение сотрудников, но и этап планирования — что будем делать с «бумагой»? Подробнее об этапах оцифровки ветхих документов читайте здесь.

Законодательные нормы и обязательные требования

Документы, имеющие историческую, научную, экономическую, социальную или культурную ценность, подлежат обязательному хранению в бумажном виде, даже если они оцифрованы (№125-ФЗ).

Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов вне зависимости от формы их хранения — бумажной или электронной.

Перечень типовых управленческих архивных документов, обязательных к сохранению в оригинале

(Утверждён Минкультуры РФ в 2015 г.)

• Уставные документы (устав, учредительный договор).
• Приказы о приёме на работу, увольнении, награждении.
• Личные дела сотрудников.
• Бухгалтерские и налоговые документы (оригиналы первичной документации, если это требуется НК РФ).
• Судебная переписка, документы по спорам.
• Договоры с уникальными подписями и печатями.
• Документы по недвижимости, ценным бумагам, наследству.
• Акты технического учёта объектов недвижимости.
• Оригиналы свидетельств, лицензий, сертификатов.

Сроки хранения обязательных документов

Бессрочно (постоянно, вечно):

• Уставные документы.
• Приказы о приёме/увольнении сотрудников.
• Протоколы общих собраний акционеров.
• Документы по недвижимости и ценным бумагам.

75 лет:

• Личные дела сотрудников.
• Кадровые документы (трудовые договоры, аттестации).

30 лет:

• Бухгалтерская отчётность.
• Договоры (кроме краткосрочных).

5 лет:

• Внутренние отчёты, копии приказов (если не включены в другие категории).

Срок годности документа истёк — что делать?

Документы с истёкшим сроком хранения можно списать и утилизировать на основании положений ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Все подготовленные к списанию документы необходимо просмотреть вручную и задокументировать этот процесс: составить акт об их выделении к уничтожению, который подпишет руководитель организации.

Важно: перед уничтожением составьте акт с участием комиссии и получите согласие Росархива, если документы относятся к государственным фондам.

Передача документов на стороннее хранение

Допускается, но необходимо строго контролировать. Требования к подрядчику:

• Лицензия на архивную деятельность (если хранит документы с ограниченным доступом).
• Соответствие ГОСТ Р 51141-2020 и Межведомственным правилам хранения документов.
• Контроль температуры (16–20°C) и влажности (45–60%).
• Защита от пожара, воды, света, плесени.
• Ограничение доступа по пропускам.
• Наличие системы охраны и пожаротушения.
• Регулярное техническое обслуживание помещений.

Договор с подрядчиком

Должен содержать следующие пункты:

• Ответственность за утрату или повреждение документов.
• Порядок инвентаризации и проверок.
• Условия возврата документов в организацию.
• Страхование ценностей.

Ответственность за утрату документов

Основная ответственность по-прежнему лежит на руководителе организации — передача документов не снимает обязанности по их сохранности.

Подрядчик может нести:

• Гражданско-правовую ответственность — взыскание ущерба по договору.
• Административную — если нарушены требования хранения (штрафы по ст. 13.19 КоАП).
• Уголовную — если утрата повлекла тяжкие последствия (например, уничтожение доказательств по делу).

Рекомендации по работе с бумажным архивом после оцифровки

• Инвентаризация и маркировка: присвоить каждому документу уникальный идентификатор; создать электронную базу с метаданными (название, дата, срок хранения, место хранения).
• Консультация с Росархивом: подтвердить, какие документы можно уничтожить после оцифровки.
• Контроль доступа: ограничить доступ к бумажным документам уполномоченным сотрудникам; вести журнал выдачи и возврата.
• Аудит условий хранения: проверять подрядчика не реже 1 раза в год; требовать акты проверок микроклимата и систем безопасности.
• План мероприятий на случай ЧС: договориться с подрядчиком о действиях при пожаре, наводнении и т.д.
• Обучение сотрудников: провести инструктаж по обращению с бумажными документами.

Документы, которые можно уничтожить после оцифровки

• Копии внутренних приказов (не входящие в Перечень обязательных).
• Временные отчёты (срок хранения истёк).
• Документы, подтверждающие выполнение обязательств (например, копии платёжных поручений после истечения сроков давности).

Ищете надёжного подрядчика для правильной оцифровки архива компании или ведомства? Напишите или позвоните — проконсультируем бесплатно!

Часто задаваемые вопросы