Этапы и вопросы создания корпоративного электронного архива
Переводите оригиналы документов в электронный вид? Уже перевели? Пока не поздно, давайте разберём, что дальше делать с оцифрованным бумажным архивным фондом организации. Получится ли сэкономить на хранении бумаги?
В федеральном законе (№125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивах в Российской Федерации») однозначно сказано: оцифрованные документы — продолжать хранить! А документы, относящиеся к Архивному Фонду РФ – и вовсе хранятся вечно… А где же экономия на хранении? Ах, чего не пообещают подрядчики, которые продают услуги по оцифровке архива!
Что делать можно? Например, делегировать хранение бумаги — сдать документы на склад компании-аутсорсера — можно. Но очень аккуратно, строгого контролируя процесс. Ответственность за сохранность остается у организации, поэтому выбор подрядчика и проработка договора критически важны.
А вот уничтожать “бумагу”, не разобравшись, — нельзя ни в коем случае.
Организация работ по оцифровке документов включает не только назначение ответственных, анализ фондов, планирование ЭДО, обучение сотрудников, но и этап планирования, что будем делать с “бумагой”? Подробнее об этапах оцифровки ветхих документов читайте здесь.
Законодательные нормы и обязательные требования
Документы, имеющие историческую, научную, экономическую, социальную или культурную ценность, подлежат обязательному хранению в бумажном виде, даже если они оцифрованы (№125-ФЗ).
Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов вне зависимости от формы их хранения (бумажной или электронной).
Перечень типовых управленческих архивных документов (утвержден Минкультуры РФ в 2015 г.), обязательных к сохранению в оригинале
- Уставные документы (устав, учредительный договор)
- Приказы о приеме на работу, увольнении, награждении
- Личные дела сотрудников
- Бухгалтерские и налоговые документы (оригиналы первички, если это требуется НК РФ).
- Судебная переписка, документы по спорам.
- Договоры с уникальными подписями и печатями.
- Документы по недвижимости, ценным бумагам, наследству.
- Акты технического учета объектов недвижимости.
- ·Оригиналы свидетельств, лицензий, сертификатов.
Сроки хранения обязательных документов
Бессрочно (постоянно, вечно):
- Уставные документы.
- Приказы о приеме/увольнении сотрудников.
- Протоколы общих собраний акционеров.
- Документы по недвижимости и ценным бумагам.
75 лет:
- Личные дела сотрудников.
- Кадровые документы (трудовые договоры, аттестации).
30 лет:
- Бухгалтерская отчетность.
- Договоры (кроме краткосрочных).
5 лет:
- Внутренние отчеты, копии приказов (если не включены в другие категории).
Срок годности документа истек — что делать?
Документы с истекшим сроком хранения можно списать и утилизировать на основании положений ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Все подготовленные к списанию документы необходимо просмотреть вручную и задокументировать этот процесс: составить акт об их выделении к уничтожению, который подпишет руководитель организации.
Важно: перед уничтожением составьте акт с участием комиссии и получите согласие Росархива (если документы относятся к государственным фондам).
Передача документов на стороннее хранение
Допускается, но необходимо строго контролировать.
- Подрядчик должен иметь лицензию на архивную деятельность (если хранит документы с ограниченным доступом).
- Соответствие ГОСТ Р 51141-2020 и Межведомственным правилам хранения документов
- Контроль температуры (16–20°C) и влажности (45–60%).
- Защита от пожара, воды, света, плесени.
- Ограничение доступа по пропускам.
- Наличие системы охраны и пожаротушения.
- Регулярное техническое обслуживание помещений.
Договор с подрядчиком
Должен содержать пункты:
- Ответственность за утрату/повреждение документов.
- Порядок инвентаризации и проверок.
- Условия возврата документов в организацию.
- Страхование ценностей.
Ответственность за утрату документов
Основная ответственность по-прежнему лежит на руководителе организации, так как передача документов не снимает обязанности по их сохранности.
Подрядчик может нести:
- Гражданско-правовую ответственность (взыскание ущерба по договору)
- Административную , если нарушены требования хранения (штрафы по ст. 13.19 КоАП)
- Уголовную , если утрата повлекла тяжкие последствия (например, уничтожение доказательств по делу)
Рекомендации по работе с бумажным архивом после оцифровки
- Инвентаризация и маркировка: присвоить каждому документу уникальный идентификатор.
- Создать электронную базу с метаданными (название, дата, срок хранения, место хранения).
- Консультация с Росархивом: подтвердить, какие документы можно уничтожить после оцифровки.
- Контроль доступа: ограничить доступ к бумажным документам уполномоченным сотрудникам.
- Вести журнал выдачи/возврата.
- Аудит условий хранения: проверять подрядчика не реже 1 раза в год.
- Требовать акты проверок микроклимата и систем безопасности.
- План мероприятий на случай ЧС :
- Договориться с подрядчиком о действиях при пожаре, наводнении и т.д.
- Обучение сотрудников: провести инструктаж по обращению с бумажными документами.
Документы, которые можно уничтожить после оцифровки
- Копии внутренних приказов (не входящие в Перечень обязательных).
- Временные отчеты (срок хранения истек).
- Документы, подтверждающие выполнение обязательств (например, копии платежных поручений после истечения сроков давности).
Ищете надежного подрядчика для того, чтобы правильно оцифровать архив компании или ведомства? Напишите нам или позвоните — проконсультируем бесплатно!