Электронная копия (образ) документа, бумажный документ электронный документ — далеко не одно и то же.
Коротко объясняем, чем отличаются эти сущности по своей природе и юридической силе.
Бумажный оригинал и его цифровая копия
- Если документ сначала оформили на бумаге, а потом перевели в цифровой вид с помощью сканирования, то оригиналом по-прежнему остается бумажный экземпляр документа.
Зачем тогда скнировать и переводить бумагу в электронный вид?
Основная цель электронных, цифровых копий — гарантировать безопасность информации. В случае утраты бумажного документа данные не должны пропасть. Однако электронные копии не имеют юридической силы без физического оригинала.
- Только наличие оригинала документа может подтвердить цифровую копию (скан-образ, скан-копия).
Когда бумажный оригинал можно заменить цифровой копией?
Например, отчетность в налоговую сегодня обычно предоставляют в электронной форме. Это те самые цифровые копии бумажных оригиналов. Важно: такие электронные образы заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (п. 2 ст. 93 НК) — только в этом случае цифровые копии валидны.
Электронный документ — это…
Иное дело, если документ изначально был создан в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП). Такой документ с КЭП по юридической силе равнозначен бумажному документу, подписанному от руки (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
По сути, электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме: в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Формат электронного документа — это определенное представление структуры файла, которое зависит от расширения. Практически все утвержденные ФНС форматы имеют расширение XML. Если документы передают в неформализованном виде, то файлы также могут быть созданы в расширениях JPG, TIFF, PNG, PDF.
Вывод
Электронный документ — это оригинал, который изначально составили в электронном виде и подписали электронной подписью. Юридически он ничем не отличается от бумажного документа, подписанного собственноручно (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Электронный образ — это копия, которую нельзя использовать в официальных процедурах без заверения её образа электронной подписью и наличия оригинала.
Электронный образ не заменяет бумажный документ, например, в суде. Но подписанный усиленной подписью электронный образ подойдет для отчетности в налоговой.
Хотите перевести архив или входящий поток документов в цифровй вид? Напишите или позвоните нам — проконсультируем бесплатно!