Содержание
Электронная копия (образ) документа, бумажный документ и электронный документ — далеко не одно и то же.
Коротко объясняем, чем отличаются эти сущности по своей природе и юридической силе.
Бумажный оригинал и его цифровая копия
- Если документ сначала оформили на бумаге, а потом перевели в цифровой вид с помощью сканирования, то оригиналом по-прежнему остаётся бумажный экземпляр документа.
Зачем тогда сканировать и переводить бумагу в электронный вид?
Основная цель электронных, цифровых копий — гарантировать безопасность информации. В случае утраты бумажного документа данные не должны пропасть. Однако электронные копии не имеют юридической силы без физического оригинала.
- Только наличие оригинала документа может подтвердить цифровую копию (скан-образ, скан-копию).
Когда бумажный оригинал можно заменить цифровой копией?
Например, отчётность в налоговую сегодня обычно предоставляют в электронной форме. Это те самые цифровые копии бумажных оригиналов. Важно: такие электронные образы заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (п. 2 ст. 93 НК) — только в этом случае цифровые копии валидны.
Электронный документ — это…
Иное дело, если документ изначально был создан в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП). Такой документ с КЭП по юридической силе равнозначен бумажному документу, подписанному от руки (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
По сути, электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме: в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Формат электронного документа — это определённое представление структуры файла, которое зависит от расширения. Практически все утверждённые ФНС форматы имеют расширение XML. Если документы передают в неформализованном виде, файлы также могут быть созданы в расширениях JPG, TIFF, PNG, PDF.
Вывод
Электронный документ — это оригинал, который изначально составили в электронном виде и подписали электронной подписью. Юридически он ничем не отличается от бумажного документа, подписанного собственноручно (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Электронный образ — это копия, которую нельзя использовать в официальных процедурах без заверения её электронной подписью и наличия оригинала.
Электронный образ не заменяет бумажный документ, например, в суде. Но подписанный усиленной подписью электронный образ подойдёт для отчётности в налоговой.
Хотите перевести архив или входящий поток документов в цифровой вид? Напишите или позвоните нам — проконсультируем бесплатно!
Часто задаваемые вопросы
Чем электронный документ отличается от электронного образа?
Электронный документ — это оригинал, изначально созданный в электронном виде и подписанный КЭП. По юридической силе он равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Электронный образ — это скан или цифровая копия бумажного оригинала. Без бумажного оригинала и заверения КЭП электронный образ юридической силы не имеет.
Имеет ли скан документа юридическую силу?
Сам по себе скан (электронный образ) юридической силы не имеет без бумажного оригинала. Однако если электронный образ заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), он может использоваться для отчётности в налоговую согласно п. 2 ст. 93 НК РФ.
Что такое квалифицированная электронная подпись (КЭП) и зачем она нужна?
КЭП — это усиленная электронная подпись, которая придаёт электронному документу юридическую силу, равнозначную бумажному с собственноручной подписью. Это закреплено Федеральным законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года. КЭП также используется для заверения электронных образов при подаче в налоговую.
Можно ли подать скан документа в суд вместо оригинала?
Нет. Электронный образ (скан) не заменяет бумажный оригинал в суде. Для судебных процедур требуется либо оригинал бумажного документа, либо электронный документ, изначально созданный в электронном виде и подписанный КЭП.
В каких форматах хранятся электронные документы?
Форматы электронных документов, утверждённые ФНС, как правило, имеют расширение XML. Для неформализованных документов допускаются форматы JPG, TIFF, PNG, PDF. Формат определяется расширением файла и зависит от требований конкретной информационной системы или ведомства.
Зачем сканировать бумажные документы, если скан не имеет юридической силы?
Основная цель оцифровки — сохранность информации: в случае утраты бумажного оригинала данные не пропадут. Кроме того, электронные образы ускоряют поиск, упрощают передачу документов и снижают нагрузку на бумажный архив. При заверении УКЭП цифровые копии также валидны для налоговой отчётности.