Как автоматизировать кадровые процессы при потоковом найме сотрудников

Некоторые компании для автоматизации кадровых процессов применяют решения вендоров, другие используют продукты собственной разработки. Кто-то из руководителей вообще не видит смысла в автоматизации подбора персонала: несмотря на низкую производительность ручного труда, он иногда бывает дешевле — например, если бизнес небольшой или объём документов мизерный.

На самом деле, нет ничего плохого в том, чтобы ускорить процесс обработки данных и избавить работников отдела кадров от многочасового выполнения рутинных задач. Для этого есть специализированные сервисы.

Какие процессы можно автоматизировать

Стоит автоматизировать аналитику подбора и поиска кандидатов на специализированных сайтах по определённым характеристикам. Можно усложнить задачу: рассортировать отобранные резюме по нескольким группам — например, по наличию опыта работы. Другой вариант — распознавание двойников: если кандидат разместил резюме с разных аккаунтов, ИИ выявит это и удалит дубль.

Автоматизированные системы позволяют сохранять историю обращений кандидатов. При записи на собеседование система сама пришлёт соискателю напоминание о встрече в виде СМС или письма на электронную почту.

Для потокового найма используют аудио- и видеоинтервью: кандидаты присылают небольшие записи, которые оцениваются и сортируются по релевантности. Специализированные проверки через службу безопасности или медкомиссию тоже можно автоматизировать.

Если нужно проверить компетенции, возможно провести тестирование с автоматической обработкой результатов. Кроме того, можно поручить ИИ первичное общение с кандидатом — сбор информации и краткие опросы — через чат-боты или автоматизированный обзвон.

Вместо того чтобы руками вводить персональные данные кандидатов в корпоративную базу, можно использовать сервис по распознаванию документов. Для приёма сотрудника на работу нужно составить личную карточку: данные паспорта, СНИЛС, диплома, у мужчин — военного билета. При ручном вводе на одну карточку уходит 30–40 минут, а то и около часа. Программа «прочитает» скан-копию, выделит данные, и информация автоматически поступит в электронную карточку сотрудника.

Сервис по оцифровке документов позволяет в 3–5 раз ускорить приём кандидатов на работу, сократить время оцифровки комплекта кадровых документов с 30–45 минут до 10–12.

Однако сама по себе автоматизация не всегда решает проблемы компаний. Её нужно правильно внедрить. Для этого работу разбивают на три этапа — избавление от лишнего, совершенствование процессов и автоматизация обработки данных.

Подготовка к автоматизации кадровых процессов

Сначала нужно провести аудит процесса найма, определить слабые места. На основе этого составляется регламент действий.

Одна из самых важных задач — оптимизация документооборота. Нужно определить, какие бумаги обязательно оформлять при приёме на работу, а какие нет. Например, приказ о приёме на работу должен быть всегда. Однако человек не обязан писать заявление о приёме на работу — достаточно оформить трудовой договор в двух экземплярах.

Особенности автоматизации обработки данных

Сервис распознавания способен распознавать печатный и рукописный текст, что значительно упрощает работу с документами. В том же паспорте адрес регистрации, а иногда и оба разворота, заполнены от руки — и почерк не всегда понятный.

Оцифрованные данные можно выгружать в любые программы для работы организации: 1С, SAP, Siebel и другие. Это позволяет работать в привычной среде. Собранные персональные данные отображаются в программе учёта и позволяют быстро составлять документы: собирать формы, издавать приказы.

При оцифровке документов важно обеспечить шифрование данных. Сервис автоматически шифрует всю информацию с помощью криптографии (ГОСТ) и деперсонализации данных.

Можно добавить в систему электронные пропуска или сканеры отпечатка пальца. Это позволяет не только контролировать время прихода на работу, но и автоматически составлять табели рабочего времени, учитывать режим труда и отдыха, вести графики смен.

При автоматизации потокового приёма на работу число монотонных операций снижается до минимума. Всё, что нужно сделать работнику кадрового отдела, — отсканировать или сфотографировать документ. После этого скан-образ попадает в защищённый контур и проходит двухэтапное распознавание: сначала данные считывает нейросеть, а значения, распознанные с низким порогом уверенности, поступают в деперсонализированном виде на перепроверку оператору-верификатору на облачной платформе.

Автоматизация кадровых процессов позволяет высвободить человеческий ресурс, который обязательно понадобится для решения других задач развития компании.

Сегодня автоматизация применяется не только в кадровых отделах предприятий. Сервис по распознаванию документов используют банки, МФО и страховые компании. Специалисты тратят меньше времени на обработку и проверку данных, составление договоров, путь клиента становится проще, а конверсия бизнеса — выше.

Часто задаваемые вопросы