Офисный архив в цифру за несколько дней, а не за полгода: как работает подписка «Биорг.Оцифровка»

Если в офисе стоят коробки с документами, которые «когда-нибудь надо оцифровать», но на полноценный проект нет ни бюджета, ни времени, есть вариант без предпроектного обследования и капитальных затрат. Разбираем API-сервис «Биорг» для оцифровки: чем этот ИТ-продукт отличается от услуг скан-бюро и для каких задач подходит.

Коробки, которые никто не хочет разбирать

Бумажный архив в офисе это не только полки и стеллажи, которые занимают место. Это время и ресурсы, потраченные на поиск договора среди сотен папок. Это риск потерять документ при переезде или ремонте. Это невозможность быстро выгрузить данные для аудита, суда или внутренней проверки. И это ощущение, что задача «перевести всё в цифру» постоянно откладывается, потому что выглядит как отдельный проект: обследование, техническое задание, согласование бюджета, выбор подрядчика, месяцы работы.

Для крупных ведомственных и корпоративных архивов проектная схема оправдана: там объёмы исчисляются миллионами листов, форматы нестандартные, требования жёсткие. А для нескольких десятков или сотен тысяч страниц типовых офисных документов запускать подобный цикл часто экономически нецелесообразно. В итоге коробки продолжают стоять на своих местах.

Что такое «Биорг.Оцифровка»

Прежде всего, это готовый продукт для оцифровки документов и распознавания изображений с понятными условиями, который можно купить в личном кабинете по понятным тарифам. Он работает на базе ИИ-платформы Beorg Smart Vision, которая на протяжении многих лет была инструментом корпоративной и ведомственной оцифровки, применялась в контрактах по оцифровке архивов для Росатома, Роснефти, Ростелекома, Tele-2, крупных предприятий добывающей отрасли и других больших заказчиков.

 Сегодня эти алгоритмы распознавания, нормализации изображений и атрибутивного индексирования, обученные на промышленных задачах, доступны через подписную модель для среднего и малого бизнеса.

Для чего предназначен продукт

На выходе  не папка со сканами, а структурированная база с электронными копиями документов. Для каждого документа готовы поисковые поля: дата, тип документа, регистрационный номер и др. Данные можно выгрузить в 1С, другую систему электронного документооборота или оставить в облачном хранилище.

Как быстро начать

Загрузка и старт обработки происходят в день обращения. Предпроектный цикл отсутствует. Вариантов три:

• Загрузить изображения через API или личный кабинет сервиса.
• Воспользоваться мобильным приложением.
• Передать бумажный архив курьеру: на следующий или любой другой по согласованию рабочий день после оплаты подписки. в тот же или на следующий рабочий день присылает курьера сразу после оплаты подписки.

До 10 000 страниц формата А4 переводятся в электронный вид за 1-3 рабочих дня. 

В подписке на 12 месяцев можно распознавать документы постепенно, прямо в личном кабинете или поэтапно отгружать их центр обработки данных компании “Биорг”. Договор-оферта подписывается в электронном виде, тарификация дополнительных операций фиксируется в прайс-листе до начала работ.

Чем это отличается от типовых предложений

Скан-бюро и ECM-интеграторы работают по постраничной тарификации, но разница в классе. 

Массовые сервисы, как правило, ограничены типовыми форматами: накладные, договоры, приказы на А4, — и выдают массив сканов с минимальной атрибутикой или без неё. По сути, это электронная копия полки: файл есть, но искать в нём конкретный реквизит всё равно приходится вручную.

В сервисе «Биорг.Оцифровка» для каждой единицы хранения формируется набор метаданных: вы ищете не «где-то в папке 47», а по дате, типу документа, другим целевым атрибутам.

Второе отличие: порог входа.

Корпоративная оцифровка традиционно строится по схеме: минимальный порог объёма → обследование → ТЗ → развёртывание ПО → счёт на миллионы.

Подписка устраняет этот барьер: доступ к моделям корпоративного класса начинается от 50 тысяч рублей, без капитальных затрат на ПО и без месяцев согласований.

Для кого подходит

Для специалистов, которым поручено сформировать цифровой архив отдела или компании, но чей бюджет не предполагает большой проектный контракт.

Для офисов, где накопилось от нескольких десятков до сотен тысяч страниц и нужно перевести их в поисковую базу без остановки текущей работы.

Для производственных площадок, где вывоз оригиналов нежелателен: предусмотрен вариант выездного развёртывания системы.

При этом для нестандартных носителей — чертежей, карт, документов, требующих индивидуальной подготовки к сканированию и отдельного контроля качества, — сохраняется прежний формат с предпроектным обследованием и техническим заданием. Подписка закрывает именно потребность в оцифровке типовых офисных архивов.

Что мне с этого

«Биорг.Оцифровка» не отменяет проектную оцифровку для масштабных и сложных задач. Продукт закрывает другой пробел: перевести в электронный вид реальный объём документов, когда пока что нет ни бюджета, ни времени, ни желания ввязываться в полноценный проект. Коробки уезжают курьером, и, в зависимости от тарифа и объёма архива, от 1-3 рабочих дней вы получаете результата в виде базы с поиском и метаданными, и работаете с ней в своей учётной системе или в облаке.

Если хотите посмотреть, как это выглядит для вашего объёма и формата документов, детали тарифов и сценарии загрузки доступны в личном кабинете “Биорг.Оцифровка” после регистрации.