Оцифровка актов гражданского состояния

оцифровка загсВсе архивы и книги государственной регистрации актов гражданского состояния должны быть полностью оцифрованы до 31 декабря 2019 года в соответствии с федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 23.06.2016 N 219-ФЗ» содержащейся в ней информации в электронную форму.

Варианты оцифровки актов гражданского состояния:

  1. Ручное внесение данных силами сотрудников ЗАГС;
  2. Самостоятельное сканирование архивов;
  3. Договор с профессиональной компанией по ретроконверсии.

Первый подход показывает крайне низкую скорость внесения сведений и значительное повышение нагрузки на самих сотрудников ЗАГС, так как требует отвлечения их от основной работы или работ во внеурочное время. В одном из регионов сотрудники ЗАГС за год работы смогли внести только 8% от необходимых данных.

Второй подход позволяет получить электронный фонд и избавиться от необходимости обращения к бумажному архиву, но имеет несколько сложностей. В частности, для получения качественных читаемых электронных копий необходима закупка дорогостоящего сканирующего оборудования. Распознавание плохо читаемых документов их ручная корректировка и внесение в информационную систему — процесс очень длительный и трудоемкий.

Третий подход исключает повышение нагрузки на сотрудников ЗАГС, позволяет производить контроль загружаемых в систему данных и реализовать проект максимально оперативно, безошибочно и в соответствии с законами:

  • правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) от 3 марта 2017 г. № 254;
  • федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 23.06.2016 №219-ФЗ;
  • федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • и многие другие.

Этапы переноса актов гражданского состояния в электронный вид:

  1. сканирование загсОценка стоимости и сроков работы;
  2. Выезд специалиста для обследования массива документов, места и условий работы. Составление отчета об обследовании, согласование технического задания;
  3. Формирование рабочих групп для выполнения работ в отделах ЗАГС;
  4. Подбор Заказчиком предполагаемого к обработке массива актовых книг;
  5. Подготовка актовых книг к сканированию для выполнения работ в отделах ЗАГС;
  6. Сканирование с помощью собственной технологии «BESCAN»;
  7. Контроль качества;
  8. Индексирование, формирование индексной информации для каждой актовой записи.

Для каждого отсканированного документа создается электронная учетная карточка, содержащая информацию, необходимую для поиска, группировки, отображения и печати электронных копий актовых записей. Состав реквизитных полей для индексирования актовых записей будет зависеть от типа записи гражданского состояния. Для каждого типа актовой записи Заказчик определяет требуемый состав полей индексирования.

Гарантии безопасности и конфиденциальности

При проведении индексирования «Бискан» обеспечивает защиту от несанкционированного доступа к информации. Оператор при вводе информации в соответствующие поля имеет доступ только к определенным атрибутам актовой записи и не видит электронный образ целиком. Индексирование реквизитных полей проводится с учетом внесенных на момент создания индексной информации в актовые записи изменений и исправлений в соответствии с действующим законодательством РФ.

Для детальной информации и по вопросам сотрудничества обращайтесь к управляющему отдела корпоративных проектов Миронову Александру: aleksandr.mironov@beorg.ru, по телефону 8 (495) 739-92-37 доб. 143

или оставьте заявку онлайн

ЗАЯВКА ОНЛАЙН

Оставьте онлайн-заявку