Архивная обработка документов — лицензии, качество

Лицензии

Компания Биорг состоит в реестре операторов персональных данных. Регистрационный номер 10-0090927.

Компания Биорг уполномочена осуществлять услуги по технической защите конфиденциальной информации, в том числе персональных данных. Лицензия ФСТЭК номер 003737.

Компания Биорг имеет сертификат соответстветствия требованиям ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008). Регистрационный номер СДС.АР.СМК.00576-14.

Информационная система персональных данных компании Биорг защищена по классу 1.

Компания имеет право проводить проверку других юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на предмет соблюдения требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах.

За всё время работы, с 2001 года, не было зафиксировано ни одного случая утечки конфиденциальной информации или персональных данных!

Качество обработки данных

Наша компания гордится своим качеством обработки данных!

Гарантии:

В отличие от компаний, которые только заявляют о высоком качестве обработки анкет и документов, мы финансово гарантируем качество обработки: не более 1 ошибки в поле на 100 документов. При наличии критически важных полей (например, номер договора, мобильный телефон для СМС рассылки и т.п.) мы гарантируем улучшенное качество обработки: не более 1 ошибки в поле на 10 000 (!) документов.

Данные гарантии применимы к обработке большинства стандартных типов документов: сканированию договоров и финансово-бухгалтерских документов в системы электронного документооборота и системы электронного архива, сканированию и вводу анкет покупателей для программ лояльности или обработке анкет участников маркетинговых акций.

Также мы оказываем услуги аудита: мы можем проверить качество обработки данных на этапе ввода и правильность заполнения уже существующей базы данных (полноту адресных данных, в т.ч. по КЛАДР, соответствие ФИО, телефонов, наличие и правильность внесенияобязательных реквизитов финансово-бухгалтерских документов и др.)

Как мы этого добиваемся:

Чтобы добиться такого высокого качества, при обработке анкет и документов для систем электронного документооборота контроль качества осуществляется на всех стадиях обработки.

На этапе сканирования анкет и документов, мы используем только профессиональные сканеры с ультразвуковыми датчиками контроля двойного захвата документов – это позволяет гарантировать, что при массовом сканировании анкет и документов, все листы, даже слипшиеся или замятые, будут обработаны.

При вводе анкет или реквизитов документа в системы электронного документооборота мы используем смешанные технологии обработки: печатные поля (например, номера карт анкет покупателя для программ лояльности), поля-чекбоксы. Напечатанные документы качественнее обрабатываются с помощью программ распознавания, а для высокого качества ввода рукописных полей, особенно анкет, заполняемых «на ходу», применим только ручной ввод.

Для проверки мы используем все возможные словари и справочники (имён, отчеств, фамилий, КЛАДР, кодов мобильных телефонов, справочники популярных доменов, нормативных документов и др.), правила логического контроля и постоянный визуальный контроль.

Аудит качества сканирования и ввода анкет и документов в базы данных и системы электронного документооборота.

Полное и правильное занесение данных из анкет в CRM-систему является основой дальнейших успешных с ним коммуникаций. Ведь если при вводе ошибка вкралась в любую из 10 цифр мобильного телефона, отправить клиенту информационную СМС уже не получится.

Поле e-mail зачастую содержит больше 10 символов, а адресные данные разнесены по нескольким полям. И если неправильно ввести хотя бы один символ, ни e-mail, ни письмо клиенту не отправить. Не говоря уже об обидах, когда неправильно вводится имя или фамилия человека.

Ошибки и опечатки ввода могут возникать как при организации обработки анкет и документов силами собственных сотрудников, так и при использовании сторонних исполнителей.

Мы предлагаем Вам проверить качество ввода данных, начиная с момента поступления анкет на обработку и заканчивая загрузкой их в базу данных.

В каких случаях аудит качества ввода анкет и базы данных необходим:

  • Ввод анкет покупателя осуществлялся продавцами «на кассе». Зачастую до 30% анкет вбивается с ошибками;
  • Анкеты вводились автоматически с помощью сканера. На реальных анкетах, заполненных «на ходу», программы работают плохо. На сложных полях, например, e-mail, ошибочно могут вводиться до 50% данных;
  • К работе приступает новый подрядчик по обработке анкет, а штат сотрудников не позволяет Вам проверять качество самостоятельно (полная проверка 2000 анкет в среднем занимает 1 человеко/день).

В каких случаях аудит качества ввода анкет и базы данных рекомендуется:

  • Периодически, раз в полгода, с целью поддержания качества обработки на постоянно высоком уровне, при долгосрочных проектах;
  • При старте масштабного проекта с целью проверки уровня готовности операторов и программного обеспечения;
  • В случае, если обработку анкет осуществляет сторонний исполнитель и он не готов нести 100% финансовую ответственность за качество ввода.

Как проходит проверка:

Для полной проверки необходимы анкеты в бумажном или отсканированном виде в количестве от 5 000 (для небольших программ и акций) до 10 000 (рекомендуется) штук и проверяемая база данных с записями этих анкет в любом общепринятом стандарте. Мы осуществляем повторный независимый ввод всех данных – контрольный ввод. Контрольный ввод для целей аудита осуществляют самые квалифицированные операторы с опытом работы не менее 10 лет.

Далее, в автоматическом режиме, проходит сверка данных контрольного ввода и проверяемой базы данных. В случае обнаружения расхождений такие анкеты попадают на визуальный контроль к старшему оператору. Если расхождение вызвано ошибкой в проверяемых данных, ошибка фиксируется в итоговом отчёте проверки.

В случае, если ни бумажные анкеты, ни их изображения недоступны, может быть проведена проверка только базы данных по внешним справочникам, связанности и целостности данных, проверка форматов. Такая проверка включает: соответствие ФИО, в т.ч. по полу и словарям; формат даты рождения; телефоны, включая формат и справочник кодов; проверка адресных данных, в т.ч. по КЛАДР; e-mail, как по формату, так и по списку доменов, и так далее, по каждому полю проверяемой базы данных. Качество такой проверки ниже, чем полной, так как не позволяет обнаружить, например, опечатки в номерах телефонов или домов, но в общем и целом позволяет достаточно полно оценить качество базы.

По результатам проверки формируется отчёт, в котором описываются: объект проверки, применяемые методы, обнаруженные ошибки и недостатки с обязательными ссылками на каждую конкретную ошибку, а также классификация ошибок по типам и рекомендациями по предотвращению их возникновения.