Электронный архив — наши технологии

В работах по оцифровке архивных документов мы используем автоматизированный комплекс сканирования и обработки бумажных носителей. Он предназначен для ввода большого количества информации при создании систем электронных архивов и системы цифрового документооборота. Комплекс позволяет переводить сотни и тысячи данных с бумаги ежедневно, включая рисунки, схемы, тексты, таблицы и рукописные бланки.

Создание электронного архива состоит из четырех основных стадий:

  • сканирование (получение цифрового образа)
  • регистрацию (создание электронного архива предполагает занесение информации в каталог)
  • распознавание и оцифровку (преобразование изображения в текст)
  • сохранение в архивных документов системе.

Ввод осуществляется с полным сохранением структуры бумажного оригинала в цифровом виде. Кроме того, каждая обработанная страница получает уникальный инвентарный номер.

Схема работы при создании электронного архива

Технология сканирования и архивации докуметовОцифровка архивных документов начинается  в группе сканирования. Группа состоит из одной или нескольких станций сканирования.

Технология сканирования и архивации Оцифровка архивных документов начинается в группе сканирования. Группа состоит из одной или нескольких станций сканирования.

Архивные документы сортируются по типам, формируются пачки, при необходимости удаляются посторонние предметы (скрепки, скобы степлера и пр.). Для различных типов документов используются различные настройки станций сканирования.

На этапе сканирования, листы автоматически получают уникальные архивные номера, которые также могут быть на них напечатаны. Для сохранения структуры документации могут использоваться штрих-коды.

Группа регистрации состоит из одной или нескольких рабочих станций. На этом этапе создания электронного архива проверяется качество отсканированных документов, вводятся их регистрационные и служебные данные. Контролируется комплектность многостраничных и сложно структурированных бумаг.

Группа ввода предназначена для ввода текстовых данных, добавления необходимых комментариев к рисункам и схемам. На рабочих станциях используется программное обеспечение для распознавания таблиц, текстов, рукописных бланков. Также в этой группе проходит постобработка широкоформатных рисунков и схем.

В цифровое хранилище документы попадают после этапа ввода или, если ввод не требуется, после регистрации документов. Документация сохраняется на постоянных носителях. В зависимости от требуемой скорости доступа к цифровому хранилищу и количества обращений к нему могут быть использованы различные типы электронных библиотек, включая дисковые массивы, CD/DVD библиотеки или ленточные хранилища.

Чтобы получить более подробную информацию позвоните нам или оставьте заявку.