Создание электронного архива документов организации

Большой объем документации – это проблема, знакомая многим компаниям. Справиться с накопившемся объемом поможет создание электронного архива, это серьезно сэкономит время и облегчит работу с архивами любого объема.

Что это такое?

Электронный архив – это структурированная система хранения документации компании в электронном виде. Современные технологии позволяют хранить бумаги в отсканированном виде, помогая обеспечить сохранность и конфиденциальность документов и ускорить поиск необходимой информации.

Типовая схема организации и работы электронного архива

Схема, изображающая организацию электронного архива, показывает все этапы работы с архивом, начиная со сбора физических документов, а заканчивая их передачей клиенту в виде готового цифрового хранилища в удобном формате.

Типовая схема электронного архива документов

Кому необходим электронный архив?

Наиболее востребованы электронные архивы среди крупных компаний и холдингов, через которые ежедневно проходит многотысячный поток бумаг: анкет, заявлений, договоров, контрактов и др.

Для начинающих компаний, у которых документооборот пока не достигает таких масштабов, электронные архивы документов – это возможность с самого начала построить эффективную систему, не прибегая в дальнейшем к оцифровке огромного количества бумаг. Независимо от числа рабочих документов, электронные архивы помогают сэкономить время на поиски нужных бумаг и работу с ними, что является явным преимуществом перед конкурентами.

Возможности

Создание электронного архива во многом делает жизнь компании проще из-за уникальных возможностей, недоступных для бумажной архивации. Если для бумажного архива характерно правило: чем больше его объем, тем сложнее найти нужный документ, то размер электронной версии не оказывает влияние на быстродействие архива.
В первую очередь электронный архив создается для:

  1. Структурированный электронный архивСтруктурированного хранения информации. Бумаги компании хранятся в строгом порядке и подчиняются структуре, определенной клиентом. В цифровом виде эта структура представляет собой иерархию папок. Каждая папка имеет ряд характеристик, определяющих уровень доступа, ограничения по типу сохраняемых файлов и т.д.
  2. Настройка доступов в архивеИерархии доступа. Доступ к папкам или файлам может даваться как отдельному пользователю, так и группе лиц. Ограничения доступа проявляются не только в правах, предоставленных пользователям, но и в связи с содержимым папки или файла. Каталог с финансовыми отчетами может быть недоступен для секретаря, но открыт для любого работника финансового отдела.
  3. Удобный поиск по электронному архивуГибкого поиска. Пользователи работают с электронным архивом параллельно и могут осуществлять оперативный поиск по древу каталогов или внутри файлов.
  4. Безопасность архиваНадежности и защищенности. Кроме разграничения по уровням доступа, архивы обладают свойствами, предотвращающими потерю информации (например, наличие копии на резервном сервере), ее повреждение или несанкционированный доступ (с возможностью «отката» к предыдущим версиям).

Заказать электронный архив

Преимущества

Независимо от типа компании, ее размера, количества клиентов, документации и капитала, электронные архивы найдут свое место в любой организации. Они имеют ряд преимуществ:

  1. Оперативное и легкое управление всей служебной информацией, доступ к которой открыт для определенного круга сотрудников.
  2. Оптимизация рабочего процесса, которая достигается за счет сокращения затрат времени на поиск необходимых бумаг.
  3. Организация безопасности. Оцифрованные бумаги не подвержены внешнему воздействию, непредвиденным обстоятельствам и халатному обращению, а наличие нескольких уровней доступа обеспечивает защиту от посторонних лиц. Для повышенной безопасности, чтобы избежать потери ценных бумаг, проводится автоматическое резервное копирование.
  4. Систематизация и учет документооборота. Вся информация легко структурируется по заданным параметрам. А простой интерфейс со всевозможными фильтрами упрощает поиск и выдачу результатов.
  5. Экономия финансовых средств. Для поддержания корпоративного электронного архива в надлежащем состоянии нет необходимости в отдельном помещении и персонале, который будет следить за сохранностью данных. Каждый сотрудник может получает доступ к электронной версии бумаг, но с ограниченными или неограниченными правами, к примеру, только для просмотра и поиска информации, для редактирования или с возможностью добавления и удаления файлов.

Стоимость создания электронного архива документов

Вид работы/услуги Формат Качество Цена
Сканирование расшитых документов до А4 300 dpi от 1 руб.
Сканирование нерасшивных документов и книг (цены за страницу) до А4 от 300 до 1200 dpi от 2,5 руб.
Широкоформатное сканирование, сканирование чертежей (за страницу) от А3 до A0 300 dpi от 7 руб.
Вид работы/услуги Цена
Распознавание/атрибутирование (за страницу)
Автоматическое распознавание (без проверки и корректировки результатов) от 1 руб.
Ввод основных атрибутов в электронный архив (дата, номер документа, наименование) от 2 руб.

Более подробную информацию о стоимости наших услуг смотрите на странице Цены на вкладке «Архивная обработка документов».

Биорг – ваше решение по автоматизации электронного архива

Биорг – это опыт более 16 лет работы, в совокупности с профессионализмом и лояльными ценами. Каждый из этапов требует высокой точности, мы внедряем собственные программы (Бискан) и лицензированные методы обработки (Биорг Обработка), которые позволяют достигать практически безошибочной обработки (не более 1 ошибки на 10 тысяч символов). Благодаря многоуровневой системе контроля этот показатель продолжает уменьшаться.

Мы умеем:

  • обрабатывать большие объемы;
  • работать с бумагами в поврежденном состоянии: с пятнами, пожелтевшими страницами или намокшей бумагой;
  • учитывать ваши пожелания по синхронизации с базами данных или CRM-системами.

Мы предлагаем нашим клиентам заняться решением проблемы с текучкой документов, автоматизировать работу предприятия или компании, повысить производительность труда и сэкономить время и деньги, заказав услуги создания электронного архива документов в нашей компании.

Этапы взаимодействия

  1. Оставляете заявку
  2. Мы связываемся с вами,
    анализируем объем и структуру вашего бумажного архива,
    предоставляем расчет стоимости
  3. Заключаем договор.
    Сканируем документы
  4. Обрабатываем и анализируем
    отсканированные документы
  5. Конвертируем в нужный формат и систематизируем информацию
  6. Создаем полную базу данных
    электронного архива документов

Заказать электронный архив

По вопросам трудоустройства обращаться через страницу "Вакансии"