Архивная обработка документов

Как структурировать бесконечный поток документов? Этим вопросом задается каждая компания, как начинающая, с небольшим документооборотом, так и уже опытная, успевшая накопить достаточное количество бумаг.

Архивация документов – способ оптимизировать документооборот, сократить объем документации, уменьшить затраты на ее хранение и наладить поиск необходимых бумаг.

Каким компаниям нужна эта услуга

Архивная обработка – это услуга, польза которой не зависит от сферы деятельности компании. Это подходит как государственным, так и коммерческим организациям, которые нуждаются в обработке и структурировании документов.

Работа с большим числом документов может ухудшить работу предприятия, если в штате нет специального сотрудника, который ведет учет документации и знает, как все устроено, и может оперативно найти необходимый документ.

Проверки аудиторов или налоговой инспекции, которые не обходят стороной ни одну организацию, пройдут без происшествий, если весь перечень запрашиваемых проверяющим документов будет предоставлен ему сразу же, без долгого ожидания. А поиск по скопившимся тоннам бумаг без какой-либо систематизации занимает много времени. Избежать этой ситуации поможет грамотная архивация документации.

Наши клиенты

Мы уже оказывали услуги по архивированию документов следующим организациям:

  • Лукойл
  • Роснефть
  • Билайн
  • Фонд РЖС
  • ОК-Лоза
  • Крикунов и партнеры
  • Росздравнадзор
  • и многим другим.

Какие непосредственно работы по архивной обработке мы выполняли с некоторыми из этих заказчиков:

РосздравнадзорОК-Лоза72Крикунов и партнеры

Зачем архивировать бумажные документы

Архивная обработка представляет собой набор услуг, которые помогают обработать документы, упорядочить их в одну систему, описать, сформировать в дела и уничтожить неактуальные. После этой процедуры поиск по сформированным делам станет проще, объем занимаемого ими места сократится, что позволит экономить не только время, но и деньги.

Архивная обработка часто используется как предварительный этап перед последующим сканированием документов для создания электронного архива и для систематизации документов в электронном виде в удобном для заказчика формате.

Этот этап позволяет упорядочить хранимые документы, создавая специальные описи, помогающие упростить поиск. Повышается также и уровень защищенности документов. Утеря ценных дел обнаруживается на раннем этапе, когда исправить ситуацию намного легче. Это предотвратит дополнительные взыскания в результате непредвиденной проверки.

Процесс архивирования документов в организации

  1. Оставляете заявку онлайн

    или по телефону
    +7 (495) 739-92-37

  2. Мы анализируем объем работ,
    предоставляем расчет стоимости.
  3. Заключаем договор.
    Проводим экспертизу
    ценности документов.
  4. Разрабатываем метод
    систематизациии архива,
    выполняем архивную обработку.
  5. Отправляем необходимые
    документы на хранение
  6. Утилизируем документы,
    необязательные к хранению по закону.

Заказать архивную обработку

Хранение документов – это этап, который имеет не меньшую важность, чем непосредственная архивация. Мы предлагаем несколько видов хранения документов на выбор: у заказчика или у нашей компании, а также долгосрочное или кратковременное.

Мы также можем организовать подготовку дел для организаций, которым необходимо передавать документы на хранение в государственные архивы

Нет нужды сохранять все документы, часть может быть подвержена утилизации. Это необходимо, чтобы сократить объемы информации, ведь не все документы обязательны к хранению. Главная задача – правильно оценить предоставленные бумаги, проверить, какие из них подлежат полному уничтожению и согласовать с заказчиком, чтобы избежать ошибок в работе.

После упорядочивания всей документации можно ее отсканировать и сохранить в виде электронного архива. Для такого архива характерна высокая степень надежности и гибкость поиска. Компания Биорг знает все о том, как архивировать документы и в бумажном виде, и в электронном.

Стоимость архивной обработки

Стоимость услуг по архивной обработке документов зависит от нескольких факторов, к примеру, от размера бумажного архива и изначального числа документов, от места хранения, от состояния поступивших в работу бумаг и др.

Вид работы/услуги Формат Качество Цена
Сканирование расшитых документов до А4 300 dpi от 1 руб.
Сканирование нерасшивных документов и книг (цены за страницу) до А4 от 300 до 1200 dpi от 2,5 руб.
Широкоформатное сканирование, сканирование чертежей (за страницу) от А3 до A0 300 dpi от 7 руб.
Вид работы/услуги Цена
Распознавание/атрибутирование (за страницу) от 1 руб.
Наценка на выездные услуги (за страницу) от 1 руб.
Архивная обработка дела по ГОСТ от 500 руб.
Переплет дел от 140 руб.

Более подробную информацию о стоимости наших услуг смотрите на странице Цены на вкладке «Архивная обработка документов».

Архивные услуги компании Биорг

ООО «Биорг» успешно работает и развивается в сфере обработки и сканирования документов с 2001 года. С нами выгодно, потому что:

  • Работаем с высокотехнологичным оборудованием и собственным ПО, которые гарантируют высококачественную обработку документов.
  • Берем в работу даже большие объемы архивов, в том числе могут быть поврежденные документы.
  • Обеспечим высокие показатели скорость и гарантию качества. До 100 тыс. документов в сутки и можем достичь практически безошибочной обработки (не болье 1 ошибки на 10 тысяч символов).
  • Предоставляем широкий спектр услуг по работе с документами: обработка, архивация, переплет, сканирование, распознавание, создание электронных архивов и др.

Наши сотрудники избавят от лишних бумаг и структурируют уже имеющиеся, подберут удобный метод систематизации и создадут защищенный электронный архив при желании клиента. Договор на архивную обработку с компанией Биорг – это залог успешной работы каждой компании!

Закажите архивную обработку документов