Какие существуют форматы электронных документов?

В условиях постоянного технического прогресса, открытия и создания новых информационных носителей и программ форматы документов стремительно устаревают. Средний срок обновления составляет от 5 до 7 лет. Разработчики ПО постоянно предлагают инновации, по их мнению, более технологичные и эффективные способы создания электронного архива.

Но стоит помнить о том что, несмотря на все большее погружение в информационную среду, следует использовать максимально открытые и распространенные, и поддерживаемые большинством компаний форматы. Избежать постоянных обновлений, конверсий и дополнительных работ позволит выбор в пользу архивных форматов. Поскольку именно такой способ позволяет увеличить срок хранения до 12 лет.

В Российской Федерации выработаны четкие нормативные требования к форматам электронного архива, которые регламентируются законодательством.

Среди основных можно выделить: ZIP (согласно рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций ВНИИДАД), PDF/A. Последний был утвержден в качестве официального формата для хранения электронных документов в 2014 году.

Но одним из самых распространённых форматов электронного архива, активно применяющегося как в государственной так и в коммерческой сферах, стал формат XML. Большинство сервисов, предоставляющих компаниям услуги по обмену бухгалтерскими документами, налоговыми отчетами, работает именно с XML. Данные сервисы автоматически конвертируют загруженные документы в тот формат, который соответствует предъявляемым ему нормам, регламенту.archive_beorg

Однако удобство обмена документами из электронного архива в самых популярных форматах позволяет оптимизировать процесс хранения, но при этом не всегда сохраняет понятное и доступное использование. Очень часто в процессе обмена документами, компании выходят за рамки согласованных форматов. Одной из самых частых тенденций становится отправка документов с подписью в формате PDF, с дубликатом в стандартных пакетах майкрософт офис и даже с бумажными оригиналами.