Электронные архивы документов

Работа с документацией – часть любого предприятия. С течением времени объемы производства и продаж растут, на полках скапливаются десятки папок с документами. Они занимают много места и часто доступ к ним затруднен. Сотрудникам фирмы приходится покидать рабочее место и искать нужные бумаги в таких архивах иногда часами. Чтобы оптимизировать процесс поиска и хранения документов, используются электронные архивы.

Электронный архив документовЭлектронный архив представляет собой специализированную корпоративную систему хранения документов, которая обеспечивает оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов современного предприятия. Вместо бумаги используются материальные носители, а информация хранится в файлах (единица хранения) формата XML, PDF, TXT, SGML, PDF или др. Файлы могут быть и отдельными документами, и содержать сканированные с бумажных носителей копии этих документов и изображений. Такой способ хранения данных обеспечивает к ним постоянный доступ. Сотрудники компании в любой момент могут отыскать необходимые документы, не отходя от рабочего места.

Преимущества использования электронных архивов

Организация на предприятии электронного архива обеспечивает быстрый и удобный поиск необходимой документации, одновременный доступ нескольких сотрудников к документам, их безопасное и упорядоченное хранение, защиту от повреждения и утери. Кроме того, от хранения бумаг освобождаются офисные площади. Использование электронного архива гарантирует:

  • Удобство работы за счет простого многопользовательского доступа к документации, управления ею
  • Скорость работы. Первичный поиск документов осуществляется в автоматическом режиме. Ручной поиск используется, если компьютерная система самостоятельно не выдала результат
  • Надежность хранения. Встроенные функции резервирования и архивирования гарантируют сохранность всех документов. Исключается утеря бумаг по различным причинам, например, при транспортировке, передаче, по невнимательности. Документы, утерянные на бумажных носителях, можно снова распечатать. Регулярное резервное копирование данных позволит исключить безвозвратное удаление файлов в самой системе
  • Безопасность хранения. Использование механизмов протоколирования действий и ограничения прав доступа предотвращают несанкционированное чтение, изменение и другие операции с документами
  • Эффективность работы. Электронный архив позволяет структурировать файлы, отталкиваясь от множества параметров, например, дата создания, вид документов
  • Возможность масштабирования. Заранее разработанные регламентации и классификации документов позволяют увеличить вместительность архива, создать единую файловую базу даже для самых крупных компаний

Формирование и хранение электронного архива

Электронный архив формируется путем перевода в электронный формат документов на бумажных носителях методом сканирования. Электронная копия отправляется в соответствующий архив. Бумажные оригиналы в большинстве случаев отправляются на специальные склады-архивы вдали от офиса. Содержать документацию в электронном виде намного дешевле, чем бумажные носители.

Хранение документов в электронном виде происходит непосредственно на компьютерах, в облаке, на выделенных серверах и съемных носителях. Чтобы обеспечить надежность хранения данных, создаются резервные копии. Так можно предотвратить утерю документации по различным причинам, включая поломку оборудования, случайное удаление, устаревание носителя.

Вся система электронного архива состоит из следующих компонентов:

  • Средства перевода документации в электронный вид, обработки изображений и ввода их непосредственно в электронный архив
  • Средства ввода документов непосредственно в электронном виде
  • Средства долгосрочного и оперативного хранения
  • Средства управления аппаратной частью
  • Средства обработки электронных изображений
Типовая схема электронного архива

Просмотр и чтение документов

Для просмотра файлов электронного архива, их воспроизведения, необходимы две составляющие:

  • Аппаратная часть – компьютер с монитором и периферией
  • Программная часть – специальные программное обеспечение, способное управлять цифровыми материалами архива

Виды и особенности электронных архивов

Чтобы управлять электронным архивом максимально эффективно, программное обеспечение подбирается строго под нужды компании, в зависимости от поставленных задач и типа самого архива:

  1. Для работы с финансово-договорной документацией. Предназначен для хранения первичной информации, например, актов, счетов-фактур, соглашений, договоров и товарных накладных. Как правило, использование такого электронного архива продиктовано сложностью хранения и поиска необходимых документов на бумажных носителях. Система обеспечивает конфиденциальность и сохранность документов, позволят осуществлять быстрый поиск, используя следующую структуру: контрагент – договор или заказ
  2. Для проектной документации. Позволяет хранить проектным организациям любые документы, включая чертежи, пояснительные записки и сметы. Организован либо как архив с электронными копиями бумажных документов, либо как структурированная библиотечная система. В последнем варианте файлы хранятся, как “в шкафу”: у кого документ, на какой полке находится
  3. Для технической документации. Используется организациями, которые занимаются поставкой товаров. Обеспечивает хранение технических характеристик товара, руководств пользователя и другой технической документации. Обеспечивает непрерывную работу производственных предприятий, отслеживает гарантийные сроки. Документация закреплена непосредственно к базе данных оборудования
  4. Для кадровой документации. Предназначен для хранения и обеспечения быстрого доступа к личным делам распоряжениям, приказам, трудовым договорам, регламентам и инструкциям внутри компании. Документы привязываются напрямую к личному делу каждого сотрудника. Создание такого электронного архива должно соответствовать требованиям 152-й статьи Федерального Закона РФ.
  5. Для конструкторской документации. Позволяет организовывать хранение и доступ к чертежам с любым сроком давности. Архив представляет собой базу наработок. Для достижения максимального удобства работы, ПО для архивирования конструкторских документов должно бить интегрировано в САПР-программы.

Подробнее об услуге создания электронных архивов

Полноценная ECM-система на базе электронного архива

Enterprise Content Management (ECM) – класс систем управления корпоративным контентом. Электронный архив в контексте предприятия – это ECM-система. Она упрощает работу с неструктурированными электронными файлами любого типа, включая документацию и мультимедиа. Сотрудники, как правило, работают со статичными, сформированными окончательно документами, доступными для чтения. Чтобы облегчить поиск применяется разработанная иерархия, а каждый документ имеет свою карточку с набором атрибутов, позволяющих точно идентифицировать его.

ECM-система на основе электронного архива состоит из базовых компонентов, которые позволяют:

  • Управлять документами
  • Осуществлять имиджинг (оцифровывать, трансформировать и предоставлять в различных форматах)
  • Распределять контент, контролировать исполнение задач, поддерживать рабочие процессы и проводить аудит изменений (система Workflow)
  • Управлять Web-контентом
  • Поддерживать командную работу над документами

Процесс запуска ECM-системы дорогостоящий, сложный технически, а главное – длительный. Для “безболезненного” внедрения подобной системы на предприятии, важно разбить процесс на этапы, выполнять их быстро. Достигнуть результатов можно, если соблюдать некоторые правила:

  • Составлять грамотное техническое задание
  • Выбирать варианты с готовыми решениями, что позволит в кратчайшие сроки создать функционирующий прототип
  • Сотрудничать с опытными внедренцами, способными определять особенности бизнес-процессов компании
  • Первые результаты должны быть получены в течение двух месяцев
  • Затраты финансов и усилия должны быть равномерно распределены по всему проекту

Проблемы приема и передачи электронных документов

При приеме-передаче электронных документов возникает ряд сложностей следующего характера:

  • Привычность традиционных бумажных носителей. Навыки работы с такой системой не позволяют быстро переключится персоналу на работу с электронными аналогами. Каждый документ, который вносится в электронную систему, должен быть классифицирован и с необходимыми пометками отправлен непосредственно в базу архива.
  • Неподготовленность персонала. Сотрудники компании, хранящей документацию на бумажных носителях, зачастую не имеют навыков работы в среде электронных архивов. Хотя компьютерная грамотность – требование при приеме на работу, некоторые сложности все же остаются.
  • Документы в электронном виде легко повредить и потерять в результате неквалифицированных действий. Современные системы позволяют этого избежать за счет резервного копирования и архивирования данных, но от подобных ситуаций никто не застрахован.

Грамотная организация работы с электронным архивом

Чтобы добиться надежности и эффективности при работе с электронными документами, нужно сконфигурировать архив под задачи организации. Если это сделать невозможно, то используется бумажный документообор, где поступающие документы распечатываются.

Использование электронного архива эффективно, так как нужно единожды потратить средства и время на интеграцию. Кроме того, если сотрудники имеют навыки работы с компьютером, нет необходимости специально переучивать персонал для работы с электронными форматами документов. Цифровой архив –практичная и надежная система хранения документации на сегодня.

Вам также может быть интересно